Ewidencja Faktur rozwija obieg kosztów. Więcej kontroli, mniej pytań do księgowości
W wielu firmach faktury są już cyfrowe, ale sposób podejmowania decyzji nadal przypomina czasy papierowych segregatorów. Dokument trafia do księgowości, następnie ktoś próbuje ustalić, czego dotyczy wydatek, kto go zamawiał, do jakiego projektu należy i czy można go zapłacić. Pojawiają się wiadomości, telefony, komentarze w komunikatorach i arkusze, które po kilku tygodniach przestają być aktualne.
Ewidencja Faktur od początku powstawała po to, aby uporządkować ten proces. System automatycznie pobiera faktury z KSeF, umożliwia ich opisanie i zatwierdzenie, pozwala pracować z telefonu, a następnie przekazuje dokumenty wraz z informacjami o akceptacji do księgowości. Teraz aplikacja została rozbudowana o kolejne elementy, dzięki którym obieg faktur kosztowych można znacznie lepiej dopasować do rzeczywistej struktury firmy.
Nie chodzi wyłącznie o dodanie kilku nowych pól. Zmienia się sposób organizowania odpowiedzialności za koszty. Osoba opisująca fakturę nie musi już być tą samą osobą, która podejmuje decyzję. Dostęp do dokumentów może zależeć od ich statusu, kategorii i projektu. Firma otrzymuje też dokładniejszą kontrolę nad tym, które faktury są widoczne dla konkretnego pracownika.
Faktura może być opisana, zanim zostanie zaakceptowana
Jedną z najważniejszych zmian jest dodanie statusu Opisana.
Wcześniej w wielu prostych procesach faktura była traktowana niemal zerojedynkowo. Albo czekała na decyzję, albo została zaakceptowana lub odrzucona. W praktyce pomiędzy otrzymaniem dokumentu a decyzją osoby zatwierdzającej dzieje się jednak bardzo dużo.
Ktoś musi ustalić, czego dotyczy zakup. Trzeba sprawdzić, czy usługa została wykonana, czy towar dotarł i czy kwota zgadza się z ustaleniami. Fakturę należy przypisać do odpowiedniego projektu, działu lub rodzaju kosztu. Dopiero wtedy osoba odpowiedzialna za budżet ma wystarczająco dużo informacji, aby ją zaakceptować.
Nowy obieg odwzorowuje ten proces. Faktura może nie mieć jeszcze statusu, następnie zostać opisana, a dopiero później zaakceptowana albo odrzucona. System zapisuje autora i datę każdej zmiany. Co ważne, faktury nie można zaakceptować ani odrzucić bez wcześniejszego opisu. Dzięki temu osoba decyzyjna nie otrzymuje pustego dokumentu, z którego musi samodzielnie domyślać się celu zakupu.
To pozornie niewielka zmiana, ale dla księgowości i osób zarządzających oznacza dużą różnicę. Od razu wiadomo, które dokumenty nadal czekają na wyjaśnienie, które są już przygotowane do podjęcia decyzji, a które zakończyły cały proces.
Kategorie kosztów i projekty porządkują informacje o wydatkach
Sama informacja, że faktura została zaakceptowana, często nie wystarcza. Firma chce również wiedzieć, czego dotyczył koszt i z jaką częścią działalności był związany.
Dlatego fakturom można teraz przypisywać wcześniej zdefiniowane kategorie kosztów oraz projekty. Lista dostępnych wartości jest przygotowywana osobno dla każdej firm, dzięki czemu może odpowiadać jej własnemu sposobowi pracy.
Agencja marketingowa może utworzyć projekty odpowiadające obsługiwanym klientom. Firma budowlana może korzystać z nazw inwestycji. Organizacja posiadająca kilka działów może rozdzielać koszty na sprzedaż, administrację, produkcję, logistykę i marketing.
Pole działa jako lista wielokrotnego wyboru. Jedna faktura może więc zostać przypisana do więcej niż jednej kategorii lub więcej niż jednego projektu. Jest to szczególnie przydatne przy kosztach wspólnych. Faktura za oprogramowanie może dotyczyć jednocześnie działu sprzedaży i marketingu, a usługa podwykonawcy może być związana z kilkoma realizowanymi projektami.
Kategorie nie są jedynie notatką widoczną przy dokumencie. Mogą być później przekazywane do programu księgowego razem z opisem i statusem akceptacji. W przypadku integracji z systemami księgowymi Ewidencja Faktur może przekazywać również informacje o projekcie, kategorii, osobie decyzyjnej i dacie podjęcia decyzji.
Dzięki temu dane wprowadzone podczas obiegu nie znikają po zaakceptowaniu dokumentu. Mogą zostać wykorzystane przez księgowość, controlling i osoby analizujące rentowność projektów.
Reguły dostępu uwzględniają status i kategorię faktury
W małej firmie dostęp do wszystkich dokumentów dla kilku osób może nie być problemem. Wraz ze wzrostem organizacji sytuacja szybko się komplikuje.
Kierownik projektu powinien widzieć koszty swojego projektu, ale niekoniecznie faktury dotyczące wynagrodzeń, obsługi prawnej lub innych klientów. Dział marketingu nie potrzebuje dostępu do zakupów produkcyjnych. Zarząd może chcieć widzieć wyłącznie większe wydatki albo dokumenty, które zostały już opisane i czekają na decyzję.
Ewidencja Faktur pozwala budować grupy użytkowników i przypisywać im reguły określające, jakie dokumenty będą widoczne. Reguły mogły już uwzględniać między innymi typ faktury, jej wartość i listę NIP kontrahentów. Teraz można je dodatkowo rozbudować o kategorię kosztów, projekt oraz status dokumentu.
Można więc utworzyć grupę osób odpowiedzialnych za projekt i pokazywać jej tylko faktury przypisane do tego projektu. Osoba akceptująca może otrzymać dostęp wyłącznie do dokumentów ze statusem Opisana. Księgowość może widzieć wszystkie zaakceptowane faktury, które są gotowe do eksportu lub płatności.
Reguły dostępu przestają być prostym podziałem na osoby, które widzą faktury, oraz osoby, które ich nie widzą. Zaczynają odpowiadać rzeczywistym obowiązkom pracowników i etapom procesu.
Negatywne listy dają dodatkową kontrolę nad widocznością
Czasami ogólne reguły grupowe są poprawne, ale potrzebny jest jeden konkretny wyjątek.
Pracownik może należeć do grupy, która ma dostęp do wszystkich kosztów danego działu, a jednocześnie nie powinien widzieć faktur od wybranego kontrahenta. Powodem mogą być poufne negocjacje, szczególny charakter współpracy albo wewnętrzny podział obowiązków.
Do takich sytuacji służą negatywne listy NIP przypisywane do konkretnych użytkowników. Lista działa niezależnie od grup, do których należy dana osoba. Jeżeli NIP kontrahenta znajduje się na jej liście negatywnej, związane z nim faktury zostaną ukryte, nawet gdy standardowe reguły grupowe przyznawałyby do nich dostęp.
Jest to blokada działająca na poziomie pojedynczego użytkownika. Pozwala tworzyć wyjątki bez przebudowywania całego obiegu i bez zakładania dodatkowych grup tylko dla jednej osoby. Administrator nadal zachowuje pełny dostęp, a jawne udostępnienie konkretnej faktury może zostać wykorzystane w wyjątkowej sytuacji.
Prawo do opisu nie musi oznaczać prawa do akceptacji
W dobrze zorganizowanym obiegu odpowiedzialność za opisanie kosztu i odpowiedzialność za jego zatwierdzenie często należą do różnych osób.
Pracownik, który zamawiał usługę, najlepiej wie, czego dotyczy faktura. Może dodać opis, wybrać projekt i wskazać kategorię kosztową. Nie oznacza to jednak, że powinien mieć możliwość zaakceptowania wydatku.
Nowe uprawnienia pozwalają rozdzielić te działania. Użytkownik może otrzymać prawo do opisywania i kategoryzowania faktur bez prawa do ich akceptowania lub odrzucania. Inna osoba, na przykład właściciel firmy, kierownik działu albo dyrektor finansowy, podejmuje ostateczną decyzję.
Uprawnienie do akceptacji obejmuje również możliwość opisania faktury, ale samo prawo do opisu nie pozwala podjąć decyzji. Taki podział ogranicza ryzyko sytuacji, w której ta sama osoba opisuje, uzasadnia i zatwierdza własny koszt. Jednocześnie proces pozostaje płynny, ponieważ każdy wykonuje dokładnie tę część pracy, za którą rzeczywiście odpowiada.
Wyszukiwanie po statusie ułatwia codzienną pracę
Wraz ze wzrostem liczby dokumentów sama lista faktur przestaje wystarczać. Użytkownik nie chce przeglądać setek pozycji, aby znaleźć kilka dokumentów wymagających działania.
Dlatego wyszukiwarka faktur została rozbudowana o filtrowanie według statusu. Można szybko wyświetlić dokumenty bez statusu, faktury opisane, zaakceptowane lub odrzucone.
Osoba zajmująca się opisem może skoncentrować się na dokumentach, które nadal czekają na uzupełnienie. Kierownik może przejść bezpośrednio do faktur opisanych i gotowych do decyzji. Księgowość może sprawdzić dokumenty zaakceptowane, które można już przekazać do programu księgowego lub przygotować do płatności.
Zamiast pytać na firmowym czacie, co dzieje się z konkretną fakturą, wystarczy sprawdzić jej aktualny status i historię zmian.
Jeden proces dostępny również z telefonu
Rozbudowany obieg nie musi oznaczać, że użytkownicy będą spędzać więcej czasu przed komputerem. Ewidencja Faktur działa również w aplikacji mobilnej na urządzeniach z systemami Android i iOS.
Z telefonu można sprawdzić dane dokumentu, dodać opis kosztu, wybrać kategorie, oznaczyć projekt, zaakceptować fakturę lub ją odrzucić. Użytkownik widzi także status oraz historię wcześniejszych działań. Powiadomienia informują o dokumentach oczekujących na reakcję, dzięki czemu faktura nie musi czekać kilka dni na powrót osoby decyzyjnej do biura.
Ma to znaczenie szczególnie w firmach, w których właściciele, kierownicy i pracownicy operacyjni często pracują poza biurem. Decyzja może zostać podjęta podczas wizyty u klienta, na budowie albo pomiędzy spotkaniami.
Następny krok to obieg dokumentów spoza KSeF
Rozwój Ewidencji Faktur nie kończy się na fakturach pobieranych z KSeF. W planach znajduje się nowa zakładka przeznaczona do zarządzania dokumentami pochodzącymi z innych źródeł.
Użytkownicy będą mogli wgrywać dokumenty bezpośrednio do systemu. Mechanizm OCR odczyta zawarte w nich informacje, ograniczając konieczność ręcznego przepisywania danych. Następnie dokument będzie mógł zostać opisany, przypisany do odpowiedniej kategorii lub projektu oraz przekazany do akceptacji.
Takie rozwiązanie pozwoli objąć jednym procesem nie tylko faktury z KSeF, ale również inne dokumenty kosztowe i wewnętrzne, które nadal trafiają do firmy jako pliki lub skany. Mogą to być rachunki, umowy, protokoły, rozliczenia, dokumenty zagraniczne oraz załączniki wymagające potwierdzenia przez kilka osób.
Najważniejsza będzie spójność. Niezależnie od źródła dokumentu firma będzie mogła zastosować podobne zasady widoczności, opisu, kategoryzacji i akceptacji.
Mniej ręcznego pilnowania, więcej jasnych odpowiedzialności
Nowe funkcje Ewidencji Faktur odpowiadają na problemy, które pojawiają się wtedy, gdy prosty obieg przestaje wystarczać.
Status Opisana pokazuje, że dokument został już przygotowany do decyzji. Kategorie kosztów i projekty pozwalają nadać mu biznesowy kontekst. Reguły dostępu ograniczają widoczność do dokumentów związanych z obowiązkami użytkownika. Negatywne listy pomagają obsługiwać pojedyncze wyjątki. Oddzielne uprawnienia do opisu i akceptacji porządkują odpowiedzialność, a wyszukiwanie po statusie pozwala szybciej znaleźć faktury wymagające działania.
W efekcie księgowość nie musi ustalać, kto zamawiał dany koszt i czy można go zaksięgować. Kierownik nie przegląda dokumentów, które go nie dotyczą. Pracownik opisujący fakturę nie otrzymuje automatycznie prawa do jej zatwierdzenia. Każdy widzi swoją część procesu i wie, co powinien zrobić.
Właśnie w tym kierunku rozwija się Ewidencja Faktur. Od narzędzia do odbierania i akceptowania faktur z KSeF w stronę kompletnego środowiska do zarządzania kosztami oraz dokumentami firmy.
Fakty kluczowe
- Ewidencja Faktur automatycznie pobiera faktury z KSeF, umożliwia ich opisanie, zatwierdzenie i przekazanie do księgowości wraz z informacjami o akceptacji.
- Wprowadzono status Opisana, a faktury nie można zaakceptować ani odrzucić bez wcześniejszego opisu dokumentu.
- Fakturom można przypisywać firmowe kategorie kosztów oraz projekty, a jedna faktura może mieć wiele kategorii i wiele projektów jednocześnie.
- Reguły dostępu uwzględniają typ faktury, jej wartość, listę NIP kontrahentów, kategorię kosztów, projekt oraz status dokumentu.
- Negatywne listy NIP działają na poziomie pojedynczego użytkownika i mogą ukrywać faktury od wybranych kontrahentów mimo ogólnych uprawnień grupowych.
- Uprawnienia rozdzielają prawo do opisu i kategoryzowania faktur od prawa do ich akceptowania lub odrzucania.
- Aplikacja mobilna na Android i iOS pozwala opisywać, kategoryzować, akceptować i odrzucać faktury oraz śledzić ich status i historię działań.
FAQ
Na czym polega nowy status „Opisana” w Ewidencji Faktur?
Status „Opisana” oznacza, że faktura została przygotowana do podjęcia decyzji: ma uzupełniony opis, przypisanie do projektu lub kategorii i zweryfikowane podstawowe informacje. Dokument może przejść do akceptacji lub odrzucenia dopiero po takim opisie, dzięki czemu osoba decyzyjna nie pracuje na „pustych” fakturach.
Jak w Ewidencji Faktur działają kategorie kosztów i projekty?
Fakturom można przypisywać wcześniej zdefiniowane kategorie kosztów oraz projekty, przygotowane osobno dla każdej firmy. Pole działa jako lista wielokrotnego wyboru, więc jedna faktura może należeć do wielu kategorii i projektów. Te informacje mogą być następnie przekazywane do programu księgowego razem ze statusem akceptacji.
W jaki sposób można ograniczać dostęp do faktur w systemie?
Ewidencja Faktur pozwala tworzyć grupy użytkowników i przypisywać im reguły określające widoczność dokumentów. Reguły mogą uwzględniać typ faktury, wartość, listę NIP, kategorię kosztów, projekt oraz status dokumentu. Dzięki temu kierownik widzi np. tylko faktury swojego projektu, a księgowość wszystkie zaakceptowane dokumenty.
Do czego służą negatywne listy NIP użytkowników?
Negatywne listy NIP pozwalają ukryć faktury od konkretnych kontrahentów przed wybranym użytkownikiem, niezależnie od reguł grupowych. To rozwiązanie przydaje się przy poufnych współpracach lub wewnętrznym podziale obowiązków. Administrator nadal ma pełny dostęp, a w wyjątkowych przypadkach można jawnie udostępnić pojedynczy dokument.
Czym różnią się uprawnienia do opisu faktur od uprawnień do akceptacji?
Użytkownik może mieć prawo do opisywania i kategoryzowania faktur bez możliwości ich akceptowania lub odrzucania. Uprawnienie do akceptacji automatycznie obejmuje też możliwość opisu, ale nie odwrotnie. Taki podział ogranicza sytuacje, w których jedna osoba jednocześnie opisuje, uzasadnia i zatwierdza własny koszt.
Czy w Ewidencji Faktur można pracować z fakturami spoza KSeF?
W planach jest nowa zakładka do dokumentów pochodzących z innych źródeł niż KSeF. Użytkownicy będą mogli wgrywać pliki, które zostaną odczytane przez mechanizm OCR, a potem opisane, skategoryzowane, przypisane do projektów i przekazane do akceptacji. Pozwoli to objąć jednym procesem również rachunki, umowy, protokoły, rozliczenia i dokumenty zagraniczne.
