KSeF zmienił obieg faktur w firmie. Faktura nie trafia już do managera ani księgowej — idzie wprost do KSeF. Bez systemu obiegu nie ma akceptacji, nie ma kontroli, nie ma odpowiedzi na pytanie „czy płacić tę fakturę".
Przed KSeF manager fizycznie ją dostawał. Teraz idzie do księgowej, z pominięciem każdego, kto powinien ją zatwierdzić.
Bez akceptacji nie ma odpowiedzi: czy zakup był autoryzowany? Czy towar dotarł? Albo wstrzymujesz płatność, albo płacisz bez kontroli.
Każda akceptacja to maile w tę i z powrotem. Faktury giną, terminy płatności mijają, nikt nie wie kto powinien akceptować.
Workflow akceptacji w Ewidencji Faktur dopasowujesz pod siebie. Każda faktura ma jasno przypisaną ścieżkę: kto, kiedy, w jakiej kolejności akceptuje. Akceptanci dostają powiadomienia. Księgowość widzi tylko zatwierdzone faktury z kompletną informacją.
Definiujesz osoby, kolejność, progi kwotowe, wyjątki. Per typ faktury, per kategoria, per kwota.
Akceptant dostaje sygnał natychmiast. Możesz akceptować z telefonu w 2 sekundy.
MPK, projekt, kategoria, uwagi — wszystko z poziomu telefonu lub przeglądarki.
Kto, kiedy, z jakim komentarzem akceptował. Audit trail.
System pobiera ją automatycznie i przypisuje do skonfigurowanego workflow.
Manager dostaje powiadomienie. Otwiera fakturę w aplikacji, dodaje opis, akceptuje albo odrzuca z komentarzem.
Jeśli kwota powyżej progu — dodatkowa akceptacja zarządu. Jeśli odrzucenie — wraca do nadawcy z uwagami.
Tylko zaakceptowane faktury trafiają do FK. Z opisem, akceptantem, datą.
Faktury do 5 000 zł akceptuje manager działu. Powyżej — także dyrektor finansowy. Powyżej 50 000 — zarząd.
Faktury z transportu idą do logistyka, faktury z marketingu do CMO, faktury IT do CTO. System sam rozpoznaje po kategorii / NIP-ie sprzedawcy.
Delegujesz jednorazowo fakturę danego kontrahenta.
| Element obiegu | Obieg papierowy / email | Ewidencja Faktur |
|---|---|---|
| Czas akceptacji jednej faktury | 1–5 dni | Sekundy (z telefonu) |
| Kontrola statusu | Telefon do księgowej | Real-time w panelu |
| Historia zmian | Mail w skrzynce | Pełny audit trail |
| Opis / kategoryzacja | Adnotacje na papierze | Strukturyzowane pola |
| Multi-akceptant z progiem | — | ✓ |
| Powiadomienia | — | Push + email |
Wybierz plan dopasowany do Twojej skali. Zobacz pełny cennik →
W panelu admina — wybierasz osoby, kolejność, progi kwotowe, wyjątki. Możesz mieć różne workflow per typ faktury (np. inne dla marketingu, inne dla logistyki).
Tak. Workflow przypisujesz per typ faktury (rozpoznajesz po NIP sprzedawcy / kategorii / kwocie). Faktura automatycznie trafia do właściwej ścieżki.
Tak — faktury sprzedażowe synchronizujemy z KSeF i pokazujemy ich status. Workflow akceptacji robi się głównie sens dla faktur kosztowych (zakupowych).
Nie. Do księgowości trafiają tylko zaakceptowane faktury, z kompletnym opisem i historią akceptacji. Odrzucone są w systemie do dalszej obróbki.
Plan START bezpłatny · bez umowy długoterminowej