Sam decydujesz, kto widzi faktury, kto je opisuje, a kto podejmuje decyzję. Faktura przechodzi przez statusy Do zrobienia → Opisana → Zaakceptowana lub Odrzucona, z autorem i datą przy każdej zmianie. Wszystko oparte na trzech filarach: rolach, grupach i regułach obiegu.
W Ewidencji Faktur sam decydujesz, kto w firmie widzi które faktury, kto może je akceptować, a kto tylko obserwuje. Nikt nie ogląda dokumentów, których nie powinien widzieć.
Całość stoi na trzech filarach: rolach użytkowników, grupach i regułach obiegu. Uzupełniają je dwa narzędzia działające na poziomie pojedynczej faktury: delegowanie i skanowanie kodu QR. A jeśli konkretna osoba nie powinna widzieć określonej kategorii kontrahentów — nakładasz na nią negatywną listę NIP. Ta blokada jest osobowa i wygrywa z regułami grup.
Każdy użytkownik w firmie ma jedną z trzech ról. To ona decyduje, co może zobaczyć i co może zrobić, niezależnie od reguł obiegu.
Widzi wszystkie faktury w firmie. Zarządza grupami i obiegiem, zaprasza nowych użytkowników, konfiguruje połączenie z KSeF. Reguły obiegu na niego nie działają.
Widzi faktury zgodnie z regułami swoich grup. Może je akceptować, odrzucać i komentować. Możesz mu też nadać dodatkowe uprawnienia, np. delegowanie albo skanowanie QR.
Widzi faktury zgodnie z regułami grup, ale tylko w trybie odczytu. Nie zmienia statusów ani nie podejmuje decyzji. Po prostu obserwuje, analizuje, raportuje.
Grupy to zbiory pracowników, którym nadajesz wspólne reguły dostępu. Zamiast definiować uprawnienia osobno dla każdej osoby, tworzysz grupy: Księgowość, Zarząd, Controlling. Reguły ustawiasz raz, dla całej grupy.
Grupy tworzysz w zakładce Firma → Grupy. Dodajesz członków, wpisując imię lub adres e-mail. Jeden użytkownik może należeć do wielu grup naraz. Jego dostępy się sumują.
Każda reguła to zestaw warunków, które faktura musi spełnić, żeby była widoczna. Jeżeli masz w grupie kilka reguł, faktura wystarczy, że pasuje do którejkolwiek z nich.
Dwa ważne wyjątki. Pusta reguła (bez żadnych warunków) daje dostęp do wszystkich faktur. Brak jakiejkolwiek reguły dla grupy działa odwrotnie: brak dostępu, członkowie nie zobaczą nic.
Z tych dziewięciu warunków układasz dowolnie złożone reguły dla każdej grupy. Każdy warunek możesz dodać wiele razy. Np. dwa różne progi kwotowe albo dwie listy NIP.
Listy NIP to nazwane zbiory numerów NIP kontrahentów, których używasz jako warunku w regułach. Tworzysz je w sekcji Firma → Obieg dokumentów → Listy NIP.
NIP-y dodajesz pojedynczo albo importujesz hurtem. Wklejasz je oddzielone przecinkami, średnikami lub nowymi liniami. System pokazuje raport: ile pozycji dodano, ile pominięto jako duplikaty, ile miało błędny format.
Zmiany w listach działają od razu. Przy kolejnym załadowaniu strony użytkownik widzi już zaktualizowany zakres faktur.
Reguły grup mówią, co użytkownik widzi. Negatywna lista NIP odejmuje z tego faktury od wskazanych kontrahentów — osobno, per użytkownik, ponad wszystkimi jego grupami.
Delegowanie to przyznanie dostępu do pojedynczej, konkretnej faktury wybranej osobie. Nawet wtedy, gdy reguły obiegu normalnie by jej tej faktury nie udostępniły. Robisz to w wyjątkowych sytuacjach: ktoś musi zająć się jedną fakturą spoza swojego standardowego zakresu.
Żeby delegować fakturę, klikasz ikonę udostępniania w stopce panelu faktury. Otwiera się boczny panel z listą użytkowników firmy. Przy każdej osobie widać źródło jej dostępu: przez reguły grup, przez delegację, albo brak dostępu.
Różnica między delegowaniem a regułami: reguły działają globalnie, dla wszystkich faktur spełniających warunki. Delegowanie to jednorazowe przyznanie dostępu, dla jednej konkretnej faktury.
Każda faktura w KSeF ma kod QR. Aplikacja mobilna Ewidencji Faktur pozwala go zeskanować. Jeżeli faktura jest w systemie, otwiera ją od razu na ekranie.
Sprawdza się szczególnie w obiegu papierowo-cyfrowym. Faktura krąży po firmie jako wydruk, a osoba, która ma ją zatwierdzić, otwiera jej cyfrowy odpowiednik jednym skanem. Bez szukania dokumentu na liście, bez proszenia administratora o dostęp.
Nie znalazłeś odpowiedzi? Napisz do nas.
Odpisujemy w ciągu kilku godzin.
Załóż konto za darmo, zaproś zespół, stwórz grupy i reguły dopasowane do firmy. Pierwsza konfiguracja zajmuje 15 do 30 minut.