Faktury z KSeF i dokumenty spoza KSeF — faktury zagraniczne, paragony, umowy — przechodzą ten sam obieg. Sam decydujesz, kto widzi faktury i dokumenty, kto je opisuje, a kto podejmuje decyzję. Przy każdej zmianie statusu zapisuje się autor i data.
Cztery kroki — te same dla faktury z KSeF i dla paragonu z telefonu. Kliknij krok, żeby zobaczyć go w akcji.
Faktury z KSeF wpływają same. Resztę dodasz plikiem lub zdjęciem z odczytem OCR.
Reguły grup kierują fakturę i dokument do właściwych osób, a powiadomienie — na telefon.
Opis, kategorie i flaga, potem Akceptuj albo Odrzuć — zawsze z autorem i godziną.
Faktury do księgowości i przelewów, z blokadą zmian. Dokumenty do archiwum z historią.
Faktury pobierają się z KSeF same. Wszystko, czego w KSeF nie ma, dodajesz do modułu Dokumenty. Dalej oba rodzaje przechodzą ten sam obieg, z tymi samymi grupami i kategoriami kosztów.
Zakupowe i sprzedażowe — pobierane automatycznie
Faktury zagraniczne, paragony, umowy i inne pliki
Faktura i dokument przechodzą te same statusy. Bez opisu nie da się zaakceptować ani odrzucić, a przy każdej zmianie zapisuje się, kto i kiedy ją zrobił.
Krótki opis to warunek każdej decyzji. Możesz opisać i od razu zaakceptować w jednym kroku.
Jeden słownik dla faktur i dokumentów. Przy decyzji wybierasz jedną lub kilka kategorii, a potem filtrujesz po nich listy i reguły.
Dodatkowe oznaczenie tak/nie, nazwane po Twojemu: „Zaliczka”, „Pilne”, „Do zwrotu” — osobno dla faktur i dokumentów.
„Wyczyść → Tylko decyzję” wraca do statusu Opisana i zostawia opis. „Wyczyść → Całość” czyści wszystko. Autor dokumentu zawsze może wyczyścić swój dokument.
Faktury wyeksportowanej do programu księgowego, ujętej w paczce przelewów albo zablokowanej przez integrację API nikt nie przestawi na inny status. Decyzję zmienisz dopiero po zdjęciu blokady — a każde odblokowanie zostawia ślad.
Każda osoba w firmie ma jedną rolę. Rola decyduje, co wolno jej zrobić, a reguły grup — które faktury i dokumenty zobaczy.
Widzi wszystkie faktury i dokumenty firmy. Konfiguruje KSeF, nadaje uprawnienia, zarządza grupami i obiegiem. Reguły obiegu na niego nie działają.
Widzi to, co pozwalają reguły jego grup. Uprawnienia nadajesz pojedynczo — osobno dla faktur i osobno dla dokumentów.
Widzi faktury według reguł swoich grup, bez prawa decyzji i komentarzy. Do modułu Dokumenty nie ma dostępu.
Ważne: reguły obiegu dotyczą ról Użytkownik i Przeglądający. Administrator zawsze widzi wszystko.
Zamiast nadawać dostęp każdej osobie, tworzysz grupy — Księgowość, Zarząd, Controlling — i dodajesz do nich ludzi. Jedna osoba może należeć do kilku grup, a jej dostępy się sumują.
Każda grupa ma dwa zestawy reguł: dla faktur i dla dokumentów. Warunki w jednej regule łączy I — trzeba spełnić wszystkie. Reguły między sobą łączy LUB — wystarczy jedna.
Każdy warunek możesz dodać kilka razy, np. dwa progi kwot dla różnych walut. Kwotę porównuje się w walucie faktury lub dokumentu.
Od listy kontrahentów dla całej grupy po jedną fakturę dla jednej osoby.
Nazwane zbiory kontrahentów do warunków w regułach faktur. Wklejasz do 1000 NIP-ów naraz, a system pokazuje raport. NIP dodasz też prosto z okna faktury.
Ukrywasz faktury wybranych kontrahentów przed konkretną osobą — we wszystkich jej grupach. Przy zakupie liczy się NIP sprzedawcy, przy sprzedaży — nabywcy. Dotyczy faktur; administratora nie obejmuje.
Pokazujesz jedną fakturę lub jeden dokument osobie, która z reguł go nie widzi. Fakturę — gdy ma numer KSeF, dokument — każdy. Panel pokazuje, skąd każdy ma dostęp.
Kod QR z faktury KSeF otwiera ją w aplikacji mobilnej — nawet gdy reguły by jej nie pokazały. Kto trzyma fakturę w ręku, może ją od razu opisać i zatwierdzić.
Nie znalazłeś odpowiedzi? Napisz do nas.
Odpisujemy w ciągu kilku godzin.
Załóż konto za darmo, zaproś zespół, stwórz grupy i reguły dopasowane do firmy. Pierwsza konfiguracja zajmuje 15 do 30 minut.