Wprowadzenie

Trzy poziomy automatyzacji. Każdy z innym tempem pracy księgowości.

Integracja przekazuje do Optimy nie tylko same faktury, ale też kontekst księgowy: status akceptacji, opis faktury, osobę, która podjęła decyzję, oraz datę akceptacji lub odrzucenia.

Wariant 1 to ręczna wymiana plików XML, wariant 2 to automatyczne przekazywanie metadanych, wariant 3 to pełna automatyzacja razem z fakturą trafiającą do rejestru VAT. Każdy kolejny dodaje coś, czego nie było wcześniej.

1

Wariant 1

Ręczny eksport i import

2

Wariant 2

Automat dla opisu i akceptacji

3

Wariant 3 · pełna automatyzacja

Zaakceptowane faktury w rejestrze VAT

Nazwy zewnętrznych programów i producentów zostały użyte wyłącznie w celach informacyjnych, w celu wskazania kompatybilności lub przeznaczenia eksportowanych danych. Wszystkie znaki towarowe należą do ich odpowiednich właścicieli. O ile wyraźnie nie wskazano inaczej, FLYRO Sp. z o.o. nie jest powiązany z producentami wymienionych programów, a prezentowane funkcje nie są przez nich autoryzowane ani certyfikowane.

Trzy warianty integracji

Od ręcznych plików po pełną automatyzację

Każdy kolejny wariant dodaje warstwę automatyzacji. Wybierasz ten, który pasuje do skali Twojej księgowości i procesów wewnątrz firmy.

1

Praca rozproszona

Ręczny eksport i import

Wymiana plików XML z użyciem natywnego mechanizmu Optimy. Sam decydujesz, kiedy przekazać dane do księgowości.

W Ewidencji Faktur generujesz plik eksportu, w Optimie wczytujesz go przez Narzędzia → Praca rozproszona → Import. Faktury trafiają do rejestru VAT, a jeśli wskazany rejestr jeszcze nie istnieje, Optima zakłada go sama podczas importu.

Warunkiem jest wcześniejsze włączenie pracy rozproszonej w Optimie (Konfiguracja → Firma → Ogólne → Praca rozproszona, rola „Księgowość”, identyfikator KSIEG).

Natywny mechanizm Optimy, bez dodatkowych narzędzi
Ręczne uruchamianie eksportu i importu
Brak automatycznej synchronizacji
Brak konieczności wdrażania EF Connectora

Sprawdza się, gdy

Dokumentów jest niewiele albo firma chce sama decydować o każdym przekazaniu danych do księgowości (raz dziennie, raz w tygodniu, raz w miesiącu).

2

EF Connector · meta

Automat dla opisu i akceptacji

EF Connector przekazuje do zakładki „Faktury KSeF” w Optimie metadane. Sama faktura nadal pobierana po stronie Optimy.

Do Optimy trafiają informacje o opisie i akceptacji, ale sama faktura nie jest w tym wariancie pobierana do rejestru VAT przez EF Connector. Dane pojawiają się w zakładce Faktury KSeF jako dodatkowe kolumny.

Księgowość od razu widzi pełen kontekst dokumentu: status akceptacji, opis, osobę, która podjęła decyzję, datę.

Automatyczna synchronizacja przez EF Connector
Dodatkowe kolumny w zakładce Faktury KSeF
Faktury pobiera Optima (natywnie z KSeF)
Status, opis, autor i data decyzji w jednym widoku

Sprawdza się, gdy

Faktury KSeF obsługujesz już w Optimie i chcesz uzupełnić ten proces o informacje z obiegu akceptacji w Ewidencji Faktur.

3

EF Connector · pełny

Zaakceptowane faktury w rejestrze VAT

EF Connector przekazuje zarówno metadane, jak i samą fakturę. Do Optimy trafiają tylko dokumenty zaakceptowane.

EF Connector automatycznie przekazuje do Optimy informacje o opisie i akceptacji oraz samą fakturę pobraną z KSeF w formacie XML. Dokument ląduje od razu w rejestrze VAT.

Do Optimy trafiają wyłącznie faktury zaakceptowane w Ewidencji Faktur. To zabezpieczenie procesu: księgowość nie księguje dokumentów, które nie powinny jeszcze tam być.

Faktury w rejestrze VAT bez dodatkowego pobierania
Tylko zaakceptowane dokumenty
Komplet metadanych razem z fakturą
Brak osobnych kosztów pobierania z KSeF po stronie Optimy

Sprawdza się, gdy

Chcesz maksymalnie ograniczyć pracę ręczną, uniknąć księgowania niezaakceptowanych faktur i uporządkować komunikację między osobami opisującymi dokumenty a działem księgowym.

Bezpieczeństwo

Integracja przez API, nie przez bazę danych

EF Connector nie ingeruje bezpośrednio w bazę danych Optimy. Komunikuje się przez oficjalne API. To prostsza, stabilniejsza i bezpieczniejsza droga.

Bezpośredni zapis do bazy

jak działa większość prostych integracji

Omija mechanizmy kontrolne aplikacji
Może powodować problemy przy aktualizacjach Optimy
Zwiększa ryzyko niespójności danych
Trudniej diagnozować błędy

Integracja przez API

oficjalny sposób komunikacji z Optimą

Korzysta z natywnej logiki Optimy
Stabilna po kolejnych aktualizacjach systemu
Mniej błędów, łatwiejsza diagnostyka
Zachowuje spójność danych po obu stronach

FAQ

Najczęstsze pytania o integrację z Optimą

Nie znalazłeś odpowiedzi? Napisz do nas.
Odpisujemy w ciągu kilku godzin.

01.Czy mogę zacząć od wariantu 1 i później przejść na 3?

Tak. Wariant 1 nie wymaga wdrożenia EF Connectora, więc możesz zacząć od ręcznych eksportów i obserwować, jak integracja działa w praktyce. Gdy zdecydujesz się na automatyzację, wdrożysz EF Connector i przełączysz się na wariant 2 lub 3. Historia dokumentów zostaje, nic się nie traci.

02.Czy EF Connector zapisuje cokolwiek bezpośrednio w bazie Optimy?

Nie. Cała komunikacja idzie przez oficjalne API Comarch ERP Optima. Statusy, opisy i autorów decyzji EF Connector trzyma we własnej bazie danych. Do bazy Optimy nic nie wpisujemy ręcznie. Po stronie Optimy wszystko zachowuje się tak, jakby zostało wprowadzone przez aplikację.

03.Czy w wariancie 3 do Optimy trafiają też faktury odrzucone?

To kwestia ustawień EF Connectora. Domyślnie do Optimy trafiają wyłącznie faktury zaakceptowane w Ewidencji Faktur, co stanowi zabezpieczenie przed księgowaniem dokumentów, które nie powinny jeszcze znaleźć się w rejestrze VAT. W konfiguracji integracji możesz jednak zdecydować inaczej i przekazywać do Optimy także faktury odrzucone lub te jeszcze nieobsłużone w obiegu akceptacji.

04.Co się dzieje, kiedy Optima zostaje zaktualizowana?

Nic spektakularnego, bo EF Connector korzysta z oficjalnego API Comarcha. Aktualizacje Optimy są wpasowane w ten sam kontrakt API. W razie poważnej zmiany w API my dopasowujemy EF Connectora po naszej stronie. Klient nie musi nic robić.

05.Czy biuro rachunkowe obsługujące wiele spółek może mieć jeden EF Connector?

Tak. EF Connector wspiera pracę wielofirmową. Każda spółka klienta ma własną konfigurację, własny harmonogram synchronizacji i własny sposób przekazywania danych do Optimy. Biuro pracuje w jednym środowisku, a każdy klient ma indywidualne ustawienia.

06.Czy wariant 2 i 3 wymagają specjalnej licencji Optimy?

Wariant 2 nie wymaga dodatkowych licencji po stronie Optimy. W wariancie 3 potrzebne moduły zależą od ustawień integracji oraz od konfiguracji Optimy po stronie klienta. Szczegóły omawiamy na prezentacji, bo każda firma ma trochę inny układ.

Integracja KSeF z Comarch ERP Optima

Trzy poziomy automatyzacji. Każdy z innym tempem pracy księgowości.

Od akceptacji do faktury w Optima

Od akceptacji do faktury w Optima

Integracja przekazuje więcej niż samą fakturę

Od ręcznych plików po pełną automatyzację

Ręczny eksport i import

Automat dla opisu i akceptacji

Zaakceptowane faktury w rejestrze VAT

Narzędzie, które łączy oba systemy w tle.

Integracja przez API, nie przez bazę danych

Bezpośredni zapis do bazy

Integracja przez API

Harmonogram i obsługa wielu firm

Synchronizacja w Twoim rytmie

Wiele firm w jednym połączeniu

Najczęstsze pytania o integrację z Optimą

Comarch ERP Optima i KSeF. Trzy drogi do jednego celu.