Zadzwoń

Strona główna›Firma

KSeF dla firmy bez chaosu w fakturach

Kilka do kilkudziesięciu osób, kilkadziesiąt do kilkuset faktur miesięcznie, księgowość w biurze rachunkowym. Bez Ewidencji właściciel zatwierdza koszty mailem albo telefonem, ktoś z zespołu pobiera faktury ręcznie z portalu KSeF, a biuro rachunkowe co tydzień przypomina o brakujących dokumentach. Z Ewidencją wszystko w jednym miejscu: obieg akceptacji, aplikacja mobilna, paczki dla biura, przelewy do banku z weryfikacją Białej Listy. Plan BIZNES od 79 zł miesięcznie bez limitu faktur.

Załóż konto za darmo
Wprowadzenie

Firma to nie jednoosobowa działalność i nie korporacja. Ma swój własny rytm pracy z fakturami.

Kilka do kilkudziesięciu osób, kilkadziesiąt do kilkuset faktur miesięcznie, księgowość w biurze rachunkowym. Właściciel zatwierdza większe koszty, ktoś inny opisuje, ktoś trzeci pilnuje terminów. Bez narzędzia każda z tych ról robi to po swojemu, a faktury krążą mailami.

Ewidencja Faktur porządkuje ten obieg w jednym miejscu. KSeF dostarcza koszty, wystawianie i odbiór dzieje się w panelu, akceptacje w aplikacji mobilnej, eksport do biura rachunkowego raz w tygodniu. Plan BIZNES za 79 zł miesięcznie bez limitu faktur.

1
Wariant 1
Sami pobieracie i opisujecie faktury
2
Wariant 2
Obieg akceptacji właściciel + zespół
3
Wariant 3 · pełna automatyzacja
Auto eksport do biura i przelewy do banku
Pięć funkcji dla firmy

Co macie w jednym panelu zamiast pięciu narzędzi

Sklejanie maili, Excela, faktur PDF i ręcznych przelewów to praca na pełen etat. Ewidencja Faktur łączy w jednym miejscu wszystko, czego firma potrzebuje od KSeF.

Synchronizacja KSeF
automatycznie co 3 godziny, koszty i sprzedaż
Obieg akceptacji
opisuje zespół, zatwierdza właściciel
Aplikacja mobilna
akceptacja z telefonu, push gdy coś czeka
Paczki dla biura
PDF + XML mailem lub API
Przelewy + Biała Lista
plik do banku, weryfikacja w cenie
Trzy typowe układy firm

Wybierz model, który pasuje do Twojego zespołu

Każda firma jest inna, ale powtarzają się trzy układy: usługowy, handlowy, kreatywny. Każdy ma swój rytm i swoje przyzwyczajenia. Ewidencja dopasowuje się do nich, nie odwrotnie.

1
Firma usługowa

Konsulting, IT, marketing

5 do 15 osób, projekty u klientów, faktury B2B, faktury kosztowe od podwykonawców.

Wystawiacie faktury cyklicznie tym samym klientom. Koszty to głównie subskrypcje, podwykonawcy i biuro. Właściciel akceptuje większe koszty z telefonu, opisem zajmuje się kierownik projektu albo office manager.

  • Wystawianie faktur
  • Wystawienia korekt
  • Obieg akceptacji
  • Eksport do biura rachunkowego
Sprawdza się, gdy
Pracujecie projektowo, faktury kosztowe trzeba przypisywać do klientów albo projektów, a właściciel musi widzieć, na co idą pieniądze.
2
Sklep / e-commerce / handel

Handel hurtowy i detaliczny

15 do 30 osób, dziesiątki dostawców towaru, faktury walutowe, terminy płatności krytyczne.

Wiele faktur kosztowych miesięcznie, czasem 200 lub więcej. Liczy się szybkie księgowanie, kontrola terminów i Biała Lista. Faktury walutowe w EUR i USD obsłużone tak samo jak złotowe.

  • Faktury walutowe (EUR, USD, GBP)
  • Weryfikacja Białej Listy VAT
  • Plik przelewów do banku
  • Płatność QR w aplikacji bankowej
Sprawdza się, gdy
Macie dużo dostawców i potrzebujecie kontroli nad terminami płatności, weryfikacji rachunku bankowego i jednego pliku przelewów do banku zamiast ręcznego klikania.
3
Agencja / studio

Studio kreatywne, agencja

5 do 10 osób, kilkadziesiąt faktur miesięcznie, prosty obieg, akceptacja z telefonu.

Niewielka skala, ale chaos między mailami, Dropboxem i Slackiem. Wystarczy synchronizacja KSeF, prosta akceptacja i raz w tygodniu eksport do biura. Aplikacja mobilna zamiast logowania do panelu.

  • Prosty obieg akceptacji
  • Aplikacja mobilna iOS + Android
  • Eksport do biura raz w tygodniu
  • Powiadomienia push o nowej fakturze
Sprawdza się, gdy
Pracujecie z mniejszą liczbą faktur, ale chcecie porządku w jednym miejscu, zamiast szukać po mailach, kto i kiedy zatwierdził dany koszt.
Jak to wygląda z góry

KSeF z jednej strony, Twoja firma i biuro rachunkowe z drugiej.

Ewidencja Faktur stoi między KSeF a Twoim zespołem. Pobiera faktury, prowadzi obieg akceptacji, pilnuje terminów. Biuro rachunkowe dostaje paczki zaakceptowanych dokumentów. Tak działa w tle, bez konieczności logowania komukolwiek do KSeF.

Wasz dostęp jest z trzech miejsc: panel w przeglądarce dla osób biurowych, aplikacja mobilna dla właściciela i decydentów, mailowy eksport albo API dla biura rachunkowego.

Źródło
KSeF
faktury kosztowe i wystawione
Centralne miejsce
Ewidencja Faktur
obieg, opisy, akceptacje, eksporty
Panel WWW
zespół, opisy
Aplikacja
właściciel akceptuje
Biuro
paczki PDF + XML
Cena i bezpieczeństwo

Plan BIZNES od 79 zł, dane w bezpiecznym miejscu

Stała cena bez limitu faktur i pełne zabezpieczenie konta. Bez kompromisu między ceną a poważnym podejściem do danych firmy.

Plan BIZNES · 79 zł / mies.

bez limitu faktur, bez umowy długoterminowej

BIZNES pokrywa całą skalę firmy: dowolna liczba faktur miesięcznie, wielu użytkowników z różnymi uprawnieniami, obieg akceptacji, aplikacja mobilna w zestawie. Jeśli macie mniej niż 15 faktur, możecie zacząć od bezpłatnego planu START.

  • Bez limitu faktur
  • Wielu użytkowników, role i uprawnienia
  • Obieg akceptacji w cenie
  • Bez umowy długoterminowej

Bezpieczeństwo danych firmy

2FA, role i uprawnienia, RODO

Konto firmowe chronisz uwierzytelnianiem dwuskładnikowym. Każdy użytkownik ma swoje uprawnienia: właściciel akceptuje, office manager opisuje, księgowa tylko obserwuje. Faktura leży zarówno w KSeF, jak i w Ewidencji, więc macie dwa niezależne archiwa.

  • 2FA dla każdego konta
  • Role: akceptujący, opisujący, obserwator
  • Serwery w Polsce, polityka RODO
  • Archiwum faktur niezależne od KSeF
Dwie funkcje, które oddają najwięcej czasu

Obieg akceptacji i plik przelewów do banku

Firmy tracą najwięcej czasu na dwie czynności: pilnowanie kto co zatwierdził i przepisywanie rachunków do banku. Obie zostają zautomatyzowane.

Obieg akceptacji

Opisuje zespół, zatwierdza właściciel z telefonu

Office manager opisuje fakturę, system kieruje ją do właściciela. Powiadomienie push w aplikacji, dwa kliknięcia, akceptacja. Bez maila, bez SMS-a, bez gubienia papierów. Każdy ma swoją rolę i widzi tylko to, co go dotyczy.

Konfigurujesz progi akceptacji (np. powyżej 1 000 zł właściciel, poniżej kierownik), wielopoziomowe obiegi i automatyczne podpowiedzi opisu. Im więcej faktur, tym lepiej system uczy się Twoich powtórzeń.

Więcej o obiegu akceptacji
progi kwotowe wielu akceptujących push w apce historia decyzji
Przelewy do banku

Plik przelewów lub kod QR · zero ręcznego klikania

Z zaakceptowanych faktur generujesz plik przelewów dla banku (Elixir, MT940 lub natywny dla Twojego banku). Wgrywasz, podpisujesz, gotowe. Każdy rachunek został wcześniej sprawdzony na Białej Liście VAT.

Albo szybciej: pojedyncza faktura ma kod QR z danymi przelewu. Skanujesz w aplikacji banku, opłacasz w 5 sekund. Działa w ING, PKO BP, Pekao, mBanku, Santanderze i większości innych banków.

Więcej o przelewach i QR
Elixir / MT940 Biała Lista VAT płatność QR ING / PKO / mBank
FAQ

Najczęstsze pytania firm

Nie znalazłeś odpowiedzi? Napisz do nas.
Odpisujemy w ciągu kilku godzin.

01.Dla jakiej firmy jest Ewidencja Faktur?
Najlepiej dopasowujemy się do zespołów od kilku do kilkudziesięciu osób, które robią miesięcznie od kilkudziesięciu do kilkuset faktur. Plan BIZNES za 79 zł obsługuje całą tę skalę bez limitu. Jeśli macie mniej niż 15 faktur miesięcznie, zaczynacie od bezpłatnego STARTu.
02.Jak właściciel akceptuje koszty z telefonu?
Każda nowa faktura kosztowa wpada do obiegu. Office manager (albo kierownik) opisuje, system kieruje ją do właściciela. Powiadomienie push w aplikacji mobilnej, dwa kliknięcia, akceptacja. Bez maila, bez SMS-a. Możesz ustawić progi kwotowe (np. powyżej 1 000 zł akceptuje właściciel, poniżej kierownik).
03.Czy każdy w zespole musi mieć osobne konto?
Tak, każdy decydent ma swoje konto z osobnymi uprawnieniami. Typowo właściciel jest akceptującym, office manager opisującym, księgowa obserwatorem. Konfiguracja ról jest elastyczna, możesz mieć kilku akceptujących z różnymi limitami kwotowymi.
04.Czy obsługujecie faktury walutowe (EUR, USD)?
Tak. Faktury wystawione w EUR, USD, GBP, CHF i innych walutach obsługiwanych przez KSeF są pobierane i wyświetlane normalnie.
05.Jakie banki obsługujecie w pliku przelewów?
Dla każdego banku generujemy plik w jego natywnym formacie. Obsługujemy 8 banków: mBank, PKO BP, Pekao SA, ING Bank Śląski, Erste Bank Polska, Alior Bank, Bank Millennium i BNP Paribas. Każdy rachunek jest wcześniej sprawdzany na Białej Liście VAT, bez dodatkowych opłat.
06.Co dostajemy w aplikacji mobilnej?
Aplikacja na iOS i Android: lista faktur do akceptacji, push o nowej fakturze, podgląd PDF, akceptacja jednym kliknięciem, opcjonalnie skan kodu QR do płatności. Idealne dla właściciela, który nie chce siedzieć w panelu, ale chce trzymać rękę na pulsie.
07.Czy musimy podpisywać długą umowę?
Nie. Plan BIZNES rozliczasz miesięcznie, możesz zrezygnować w dowolnym momencie. Bez okresu wypowiedzenia, bez opłaty wdrożeniowej, bez ukrytych kosztów. Pierwsze 15 faktur w darmowym planie START to też dobry sposób, żeby najpierw sprawdzić, czy to dla Was.
Zacznij od planu BIZNES

Firma, duży porządek w fakturach. Bez wdrożenia.

Załóż konto za chwilę, podłącz KSeF tokenem i zaproś zespół. W kilkanaście minut macie wspólne miejsce dla wszystkich faktur firmy. Pierwsze 15 faktur miesięcznie w planie START bezpłatnie.

Załóż konto za darmo
BIZNES 79 zł / mies.
Bez limitu faktur
Bez umowy długoterminowej