Od 1 stycznia 2027 r. numer KSeF zacznie mieć znaczenie nie tylko przy wystawianiu i księgowaniu faktury, ale również przy określonych płatnościach między podatnikami VAT czynnymi. Nowe zasady obejmą także mechanizm podzielonej płatności, dlatego firmy powinny przygotować nie tylko księgowość, ale również proces realizowania przelewów.
Numer KSeF to nie zwykły numer faktury
Każda faktura wystawiona za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur otrzymuje unikalny numer KSeF. Nie należy mylić go z numerem faktury nadawanym przez przedsiębiorcę we własnej serii numeracyjnej.
Numer KSeF identyfikuje konkretną fakturę w systemie administracji skarbowej. Od 1 lutego 2026 r. odgrywa także rolę w nowych strukturach JPK_VAT, natomiast od 1 stycznia 2027 r. zacznie być wymagany przy określonych płatnościach.
Kogo obejmie obowiązek?
Zgodnie z informacjami Ministerstwa Finansów obowiązek będzie dotyczył nabywcy towaru lub usługi zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, który dokonuje płatności na rzecz innego podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny.
Znaczenie ma również sposób płatności. Regulacja obejmuje płatności realizowane za pośrednictwem usługi polecenia przelewu albo innego instrumentu płatniczego w rozumieniu przepisów o usługach płatniczych, jeżeli umożliwia on podanie tytułu transferu środków.
Nie należy więc upraszczać tej zasady do zdania „każdy przedsiębiorca od stycznia musi wpisywać numer KSeF w każdy przelew”. Zakres obowiązku jest określony przepisami.
Od kiedy numer KSeF w płatnościach?
Ministerstwo Finansów jednoznacznie wskazuje datę: 1 stycznia 2027 r.
Obowiązek będzie dotyczył płatności realizowanych od tego dnia. Oznacza to, że przedsiębiorstwa powinny wcześniej zweryfikować nie tylko system księgowy, ale też bankowość, system ERP i procedury zatwierdzania przelewów.
Jakich faktur dotyczy obowiązek?
W oficjalnym podręczniku KSeF MF wskazuje faktury ustrukturyzowane oraz faktury wystawione w trybie offline24 i w trybie offline związanym z niedostępnością KSeF.
W praktyce dział odpowiedzialny za płatności powinien więc mieć dostęp do informacji pozwalającej powiązać zobowiązanie z właściwym numerem KSeF.
Jedna faktura – jeden numer KSeF
Przy płatności za pojedynczą fakturę podstawowym identyfikatorem będzie jej numer KSeF.
To istotna zmiana w porównaniu z praktyką wielu firm, w których tytuł przelewu zawiera dziś jedynie numer faktury nadany przez sprzedawcę, nazwę kontrahenta lub wewnętrzny numer zobowiązania.
Numer KSeF jest odrębnym identyfikatorem systemowym, dlatego przedsiębiorcy powinni zadbać o to, aby był dostępny również na etapie generowania paczki przelewów.
A co, jeśli jednym przelewem opłacamy kilka faktur?
Właśnie w tym celu przewidziano zbiorczy identyfikator płatności.
Według podręcznika MF identyfikator zbiorczy może zostać wygenerowany dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych wystawionych przez tego samego sprzedawcę. Wszystkie faktury objęte takim identyfikatorem muszą mieć już przydzielone numery KSeF.
Oficjalna dokumentacja techniczna wskazuje również maksymalną liczbę dokumentów. Jeden identyfikator zbiorczy może obejmować od 2 do 10 000 faktur.
Do jego wygenerowania potrzebna jest lista numerów KSeF faktur, które mają zostać objęte płatnością.
Czy ta sama faktura może znaleźć się w więcej niż jednym identyfikatorze?
Tak. Ministerstwo Finansów wskazuje, że nie ma przeszkód, aby jedna faktura została przypisana do więcej niż jednego identyfikatora zbiorczego.
Może to mieć znaczenie np. w sytuacji płatności częściowych.
Zmiany również w split payment
Nowe zasady dotyczą także mechanizmu podzielonej płatności, czyli MPP.
Od 1 stycznia 2027 r., gdy płatność realizowana w MPP dotyczy e-faktury, w komunikacie przelewu podawany będzie między innymi numer KSeF faktury.
Jeżeli płatność obejmuje kilka odpowiednich faktur, możliwe będzie wykorzystanie identyfikatora zbiorczego.
A co z zaliczką przed wystawieniem faktury?
Ministerstwo Finansów odpowiedziało również na praktyczne pytanie dotyczące płatności zaliczkowych.
Jeśli podatnik VAT czynny wpłaca zaliczkę, która nie została jeszcze udokumentowana fakturą zaliczkową, nie występuje obowiązek podawania numeru KSeF. Powód jest prosty: faktura zaliczkowa nie została jeszcze wystawiona, więc nie istnieje jej numer KSeF.
MF podkreśla przy tym, że faktura pro forma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT.
Dlaczego księgowość i dział płatności muszą działać razem?
W wielu organizacjach faktury księguje jeden zespół, a płatności realizuje zupełnie inny. KSeF powoduje, że przepływ informacji pomiędzy tymi procesami staje się jeszcze ważniejszy.
Jeżeli system finansowy pobierze fakturę z KSeF, ale numer KSeF nie zostanie przeniesiony do modułu płatności, pracownik przygotowujący przelew może nie mieć danych potrzebnych do prawidłowego opisania płatności.
Przed 1 stycznia 2027 r. warto więc sprawdzić pełną ścieżkę: od odebrania faktury, przez jej akceptację i księgowanie, aż po wygenerowanie przelewu.
Podsumowanie
Od 1 stycznia 2027 r. numer KSeF stanie się elementem określonych płatności pomiędzy podatnikami VAT czynnymi. W przypadku wielu faktur rozwiązaniem będzie generowany przez KSeF identyfikator zbiorczy.
Zmiana dotyczy również MPP. Dlatego przygotowanie do nowych zasad nie powinno kończyć się na dziale księgowym – trzeba sprawdzić także proces płatności i systemy finansowe używane przez firmę.
Stan informacji sprawdzony na 29 września 2026 r.
Źródła
Oficjalne materiały Ministerstwa Finansów i KSeF wykorzystane do weryfikacji informacji w artykule:
