Do końca 2026 r. część najmniejszych przedsiębiorców może jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, jeśli mieści się w miesięcznym limicie 10 000 zł brutto. Od 1 stycznia 2027 r. to przejściowe ułatwienie się kończy, dlatego mikrofirmy, które dotąd odkładały przygotowanie do KSeF, powinny wiedzieć, co dokładnie się zmieni.
Nie każda mała firma musiała wejść do KSeF 1 kwietnia 2026 r.
Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur był wdrażany etapami. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął podatników, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek został rozszerzony na pozostałych podatników, ale przewidziano rozwiązanie przejściowe dla najmniejszych wystawców faktur.
Do 31 grudnia 2026 r. podatnik może wystawiać faktury poza KSeF, jeśli w danym miesiącu łączna wartość sprzedaży z podatkiem udokumentowana fakturami objętymi tym ułatwieniem nie przekracza 10 000 zł brutto.
To właśnie ten wyjątek znika z końcem 2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. podatnicy korzystający dotychczas z limitu 10 000 zł będą musieli wystawiać faktury objęte obowiązkowym KSeF w systemie.
Limit 10 000 zł nie oznacza całego obrotu firmy
Wokół tego limitu łatwo o nieporozumienie. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że do 10 000 zł nie wlicza się automatycznie każdej sprzedaży przedsiębiorcy.
Do limitu uwzględnia się wartość faktur, które co do zasady są objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Nie wlicza się natomiast m.in. faktur konsumenckich, ponieważ faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie są objęte obowiązkowym KSeF.
Do limitu nie wlicza się również sprzedaży na rzecz konsumentów udokumentowanej wyłącznie przy użyciu kasy rejestrującej.
To ważne szczególnie dla firm, które działają równocześnie na rynku B2B i B2C. Sama wysokość całego miesięcznego utargu nie odpowiada więc automatycznie kwocie analizowanej na potrzeby ułatwienia 10 000 zł.
Co, jeśli firma przekroczy 10 000 zł jeszcze w 2026 r.?
Przedsiębiorca nie musi czekać do kolejnego miesiąca. Jeżeli limit zostanie przekroczony w trakcie miesiąca, obowiązek korzystania z KSeF powstaje już od faktury, którą limit został przekroczony.
Przykładowo firma wystawiła faktury o łącznej wartości 9 000 zł brutto, a następnie wystawia kolejną fakturę na 2 000 zł. To właśnie ta faktura powoduje przekroczenie limitu. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów od tego dokumentu podatnik powinien już wystawiać faktury w KSeF.
Co więcej, późniejszy spadek sprzedaży nie przywraca ułatwienia. Jeżeli przedsiębiorca raz przekroczy limit i zacznie podlegać obowiązkowi KSeF, nie może w kolejnym miesiącu wrócić do wystawiania faktur poza systemem tylko dlatego, że tym razem jego sprzedaż spadła poniżej 10 000 zł.
Data sprzedaży czy data wystawienia faktury?
Ministerstwo Finansów wyjaśniło również, jak przyporządkować dokument do konkretnego miesiąca na potrzeby limitu.
Decydująca jest data wystawienia faktury. Jeżeli więc sprzedaż miała miejsce pod koniec jednego miesiąca, ale fakturę zgodnie z przepisami wystawiono w miesiącu następnym, jej wartość jest uwzględniana w limicie dotyczącym miesiąca wystawienia.
Odbieranie faktur w KSeF obowiązuje już teraz
To prawdopodobnie najważniejsza rzecz dla firm korzystających z przejściowego limitu.
Odroczenie do 1 stycznia 2027 r. dotyczy wystawiania faktur. Nie oznacza, że najmniejsza firma może do końca 2026 r. całkowicie ignorować KSeF.
Ministerstwo Finansów wskazuje, że obowiązek odbierania faktur za pomocą KSeF funkcjonuje od 1 lutego 2026 r. Oznacza to, że przedsiębiorca, który sam nadal wystawia kilka faktur miesięcznie poza systemem, może już otrzymywać w KSeF faktury od swoich dostawców.
W praktyce warto więc skonfigurować dostęp do systemu wcześniej, a nie dopiero w ostatnich dniach grudnia.
Jak mikroprzedsiębiorca może korzystać z KSeF?
Nie trzeba kupować rozbudowanego systemu finansowo-księgowego wyłącznie po to, żeby zacząć korzystać z KSeF. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia, w tym Aplikację Podatnika KSeF, Aplikację Mobilną KSeF oraz e-mikrofirmę dostępną w e-Urzędzie Skarbowym.
Firmy korzystające z programów księgowych mogą natomiast używać oprogramowania zintegrowanego z API KSeF.
Przed końcem roku warto sprawdzić przede wszystkim, kto będzie wystawiał faktury. Może to robić sam właściciel, pracownik albo np. odpowiednio uprawnione biuro rachunkowe.
Nie korzystasz z Internetu? Obowiązek nie znika
Ministerstwo Finansów wskazuje, że Internet jest potrzebny do korzystania z KSeF. Jeżeli właściciel firmy nie korzysta z Internetu lub komputera, jedną z możliwości jest nadanie odpowiednich uprawnień innej osobie, np. pracownikowi biura rachunkowego.
Dlatego przygotowanie mikrofirmy nie powinno ograniczać się do wyboru aplikacji. Trzeba również ustalić, kto faktycznie będzie obsługiwał faktury oraz nadać tej osobie lub podmiotowi właściwe uprawnienia.
Co warto zrobić przed 1 stycznia 2027 r.?
Jeżeli firma korzysta dziś z wyjątku 10 000 zł, warto potraktować końcówkę 2026 r. jako okres przygotowawczy. Najważniejsze jest sprawdzenie dostępu do KSeF, sposobu wystawiania faktur i tego, czy dotychczasowy program księgowy jest zintegrowany z systemem.
Warto również ustalić z księgowością obieg faktur zakupowych. To szczególnie istotne, ponieważ faktura znajdująca się w KSeF nie musi dodatkowo przyjść e-mailem w formacie PDF.
Jeżeli faktury ma wystawiać biuro rachunkowe, trzeba także zadbać o odpowiednie uprawnienia. Nie warto zostawiać tej czynności na pierwszy dzień roboczy stycznia.
Podsumowanie
Ułatwienie dla najmniejszych wystawców faktur było rozwiązaniem przejściowym. Do końca 2026 r. pozwala ono części podatników nadal wystawiać dokumenty poza KSeF, o ile spełniają warunek miesięcznego limitu 10 000 zł brutto.
Od 1 stycznia 2027 r. ten wyjątek przestaje działać. Dla mikrofirm oznacza to przede wszystkim konieczność przygotowania dostępu, programu lub aplikacji oraz ustalenia, kto faktycznie będzie obsługiwał proces fakturowania.
Stan informacji sprawdzony na 29 września 2026 r.
Źródła
Oficjalne materiały Ministerstwa Finansów i KSeF wykorzystane do weryfikacji informacji w artykule:
