Faktury zagraniczne, paragony i inne dokumenty w tym samym obiegu co KSeF
Dodajesz zdjęciem z telefonu albo plikiem z e-maila. OCR odczytuje dane nagłówka, Ty sprawdzasz i zatwierdzasz, a dokument idzie tą samą ścieżką akceptacji co faktury z KSeF. W cenie każdego planu, bez kredytów za stronę.
Dwie drogi do systemu, jeden obieg
Nieważne, czy dokument przyszedł mailem, czy leży na biurku. Oba kanały prowadzą do tego samego miejsca: odczytu OCR, weryfikacji i akceptacji.
Plik przez przeglądarkę
Faktura zagraniczna z e-maila, skan rachunku, PDF od podwykonawcy. Przeciągasz do okna albo wybierasz z dysku.
- PDF, JPG, PNG do 10 MB na plik
- Kilka plików naraz, każdy jako osobny dokument
- Od razu widzisz podgląd i odczytane pola
Zdjęcie lub plik w aplikacji mobilnej
Paragon za paliwo, rachunek z hurtowni, faktura w ręku. Robisz zdjęcie w aplikacji na iPhone i Android — zapisuje się jako JPG i trafia do odczytu.
- Zdjęcie prosto z aparatu, bez przesyłania mailem
- Ten sam obieg i te same powiadomienia co z przeglądarki
- Kierownik widzi dokument w telefonie i akceptuje
OCR odczytuje, Ty zatwierdzasz
OCR odczytuje dane nagłówkowe faktury: numer, daty, sprzedawcę i nabywcę z NIP, kwoty, walutę, rachunek. Sprawdzasz pola obok podglądu, poprawiasz, zatwierdzasz. Nic nie zapisuje się automatycznie — niepewne pola są oznaczone.
Hafenstraße 12, 20457 Hamburg · USt-IdNr. DE811234567
RECHNUNG Nr. RE-2026-09118
Rechnungsdatum: 12.09.2026
Leistungsdatum: 10.09.2026
Fällig: 26.09.2026
Kunde: Twoja Firma Sp. z o.o. · NIP PL6782891234
Pos. 1 Hydraulikpumpe HP-220 1 St. 1.240,00
Netto: 1.240,00 EUR
USt 0 % (Reverse Charge): 0,00
Gesamt: 1.240,00 EUR
IBAN DE89 3704 0044 0532 0130 00 · BIC COBADEFF
Odczytane pola
Odczyt zakończony po 11 s · 1 pole do sprawdzenia
Pole trafia do sprawdzenia, gdy OCR nie jest go pewny albo wartość nie przechodzi walidacji (netto + VAT ≠ brutto, format daty, NIP). Odczytujemy nagłówek dokumentu; pozycje widzisz na podglądzie.
Co trafia do obiegu poza KSeF
Trzy typowe dokumenty, których nie ma w KSeF, a które księgowa i tak musi dostać.
Faktura zagraniczna w EUR
- OCR odczytał
- Numer, daty, sprzedawcę z VAT-UE, kwoty w EUR, IBAN
- Obieg
- Opis kosztu → akceptacja dyrektora technicznego → dane i plik dla księgowej
Paragon za paliwo
- OCR odczytał
- Sprzedawcę z NIP, datę, kwoty netto/VAT/brutto, formę płatności
- Obieg
- Kierowca dodaje → kierownik floty akceptuje w telefonie → paragon w archiwum, dane dla księgowej
Rachunek od podwykonawcy
- OCR odczytał
- Numer, datę, wystawcę z NIP, kwotę, rachunek do przelewu
- Obieg
- Opis z numerem budowy → akceptacja kierownika budowy → czeka na drugi podpis
Po zatwierdzeniu dokument idzie dalej jak faktura z KSeF
Te same reguły obiegu, te same osoby, te same powiadomienia. Księgowa dostaje komplet: dane odczytane z dokumentu i plik.
Routing
Reguły po kwocie, typie i NIP kierują dokument do właściwej osoby.
Opis
Kategoria, projekt, komentarz — jak przy fakturze z KSeF.
Akceptacja
W przeglądarce lub w telefonie, z powiadomieniem i historią decyzji.
Dane i plik dla księgowej
Odczytane pola i oryginał w jednym miejscu, gotowe do zaksięgowania.
Płatność
Dokument z rachunkiem trafia do paczki przelewów albo przelewu QR.
Archiwum
Oryginał i dane w archiwum, z wyszukiwaniem po numerze, NIP i kwocie.
W cenie każdego planu, bez kredytów za stronę
| Plan | Dokumenty spoza KSeF / mies. | Miejsce |
|---|---|---|
| START | 15 | 250 MB |
| BIZNES | 300 | 5 GB |
| PROFESSIONAL | 1 000 | 10 GB |
| BIURO | wg umowy | wg umowy |
| Dodatki: +500 dokumentów 39 zł / mies., +10 GB 19 zł / mies. | ||
Pliki i odczyt w Unii Europejskiej
Pliki przechowywane w UE
Oryginały dokumentów są przechowywane w infrastrukturze w regionie UE; serwery aplikacji i bazy danych są w Polsce.
Szyfrowanie
Połączenia szyfrowane TLS, szyfrowanie połączeń oraz danych; codzienny backup z regularnym testowaniem kopii.
OCR przetwarzany w UE
Odczyt dokumentów odbywa się u podmiotu przetwarzającego z UE, na podstawie umowy powierzenia zgodnej z RODO. Lista podmiotów przetwarzających →
01.Jakie pliki mogę dodać i jak duże?
02.Czy obsługujecie faktury w walutach obcych?
03.Co jeśli OCR odczyta coś źle?
04.Co się stanie po przekroczeniu limitu dokumentów?
05.Czy paragony i faktury zagraniczne trafiają do Optimy?
06.Czy OCR i dokumenty spoza KSeF są w planie START?
Pierwsze 15 dokumentów miesięcznie za darmo
Załóż konto w 30 sekund i dodaj pierwszy paragon z telefonu. Bez karty, bez umowy.