Zmiany w KSeF po pierwszych konsultacjach. Co jest już pewne, a co nadal pozostaje propozycją?
Krajowy System e-Faktur wciąż się zmienia. Po częściowym wdrożeniu obowiązkowego KSeF Ministerstwo Finansów rozpoczęło rozmowy z przedsiębiorcami, księgowymi, organizacjami branżowymi oraz producentami oprogramowania. Celem jest poprawienie działania systemu i rozwiązanie problemów, które pojawiły się w praktyce, a w uporządkowaniu tych zmian w codziennej pracy może pomóc Ewidencja Faktur, która synchronizuje dane z KSeF i porządkuje obieg dokumentów kosztowych.
W internecie można jednak znaleźć informacje sugerujące, że resort finansów uzgodnił już gotowy pakiet zmian, który w całości zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku. To zbyt daleko idący wniosek. Część rozwiązań rzeczywiście wynika już z obowiązujących przepisów, ale pozostałe są dopiero omawiane. Nie zostały jeszcze ostatecznie przyjęte.
Sprawdźmy więc, co Ministerstwo Finansów rzeczywiście potwierdziło, a z czym przedsiębiorcy powinni jeszcze poczekać.
Konsultacje KSeF dopiero się rozpoczęły
Pierwsze otwarte konsultacje po częściowym wdrożeniu obowiązkowego KSeF odbyły się 9 czerwca 2026 roku w Ministerstwie Finansów. Spotkanie przeprowadzono w formule hybrydowej i zaproszono na nie między innymi przedstawicieli organizacji branżowych.
Najważniejsze jest jednak to, że nie było to zakończenie konsultacji. Ministerstwo określiło spotkanie jako pierwsze z planowanego cyklu rozmów dotyczących dalszego rozwoju systemu.
W oficjalnym podsumowaniu resort pisze o „propozycjach usprawnień”, a nie o zatwierdzonych zmianach. Oznacza to, że przedstawione rozwiązania mogą być jeszcze modyfikowane, rozwijane albo nawet odrzucone.
Oficjalne podsumowanie spotkania można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów:
Pierwsze konsultacje po częściowym wdrożeniu KSeF – podsumowanie.
Dlatego na obecnym etapie bezpieczniej jest mówić o kierunkach rozwoju KSeF niż o gotowym pakiecie reform. Zanim część propozycji zacznie obowiązywać, mogą być potrzebne nowe przepisy, rozporządzenia albo aktualizacje dokumentacji technicznej systemu.
W KSeF mogą pojawić się dodatkowe informacje związane z fakturą
Jednym z najważniejszych tematów pierwszego spotkania była możliwość udostępniania w API KSeF 2.0 dodatkowych danych biznesowych. Miałyby one być prezentowane jako zdarzenia powiązane z konkretną fakturą.
W praktyce takie rozwiązanie mogłoby pomóc przedsiębiorcom i księgowym lepiej śledzić, co dzieje się z dokumentem. Program księgowy lub system finansowy mógłby otrzymywać nie tylko samą fakturę, lecz także dodatkowe informacje dotyczące czynności wykonanych w związku z tym dokumentem.
Może to ułatwić współpracę pomiędzy firmą a biurem rachunkowym oraz usprawnić integrację KSeF z systemami ERP, programami finansowo-księgowymi i elektronicznym obiegiem dokumentów. W praktyce taką rolę może pełnić Ewidencja Faktur, która pobiera faktury z KSeF, umożliwia ich opis, kategoryzację oraz przekazanie do biura rachunkowego w ujednoliconej formie.
Na razie Ministerstwo Finansów nie opublikowało jednak ostatecznej listy takich zdarzeń. Nie wskazało również terminu, od którego nowa funkcja miałaby być dostępna.
W szczególności w oficjalnym podsumowaniu konsultacji nie ma informacji, że każda faktura otrzyma jeden z konkretnych statusów, na przykład:
- do zaksięgowania,
- do wyjaśnienia,
- nie do zaksięgowania.
Podobne oznaczenia mogą oczywiście funkcjonować w programach księgowych jako wewnętrzne statusy dokumentów. Nie zostały jednak oficjalnie potwierdzone jako nowe statusy nadawane przez KSeF.
Przedsiębiorcy nie powinni więc przebudowywać swoich systemów wyłącznie na podstawie medialnych zapowiedzi. Warto poczekać na aktualizację dokumentacji API KSeF 2.0.
Tokeny mogą pozostać w KSeF także po 2026 roku
Drugim istotnym tematem konsultacji była przyszłość tokenów używanych do uwierzytelniania w KSeF. Zgodnie z dotychczasowymi zasadami ich obsługa była przewidziana do 31 grudnia 2026 roku.
Informację o obecnym okresie funkcjonowania tokenów można znaleźć między innymi na oficjalnej stronie Aplikacji Podatnika KSeF 2.0:
Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 – informacje Ministerstwa Finansów.
Podczas czerwcowego spotkania Ministerstwo Finansów zaproponowało jednak, aby tokeny pozostały jedną ze stałych metod logowania i uwierzytelniania w systemie również po zakończeniu 2026 roku.
To ważna wiadomość szczególnie dla firm, biur rachunkowych i producentów oprogramowania, którzy już zbudowali integracje oparte na tokenach. Gdyby miały one zostać całkowicie wycofane, część przedsiębiorców musiałaby w krótkim czasie przebudować swoje rozwiązania techniczne.
Zgodnie z propozycją omawianą podczas konsultacji token mógłby być ważny przez okres od jednego do 365 dni. Rozważana jest również możliwość automatycznego odnowienia tokenu, o ile jego właściciel wcześniej wyrazi na to zgodę.
Trzeba jednak podkreślić, że jest to nadal propozycja Ministerstwa Finansów. Nie należy jeszcze traktować jej jak obowiązującej zasady.
Firmy korzystające z KSeF powinny nadal przygotowywać się do obsługi certyfikatów KSeF. Pozostawienie tokenów może ułatwić korzystanie z systemu, ale nie oznacza, że certyfikaty stracą znaczenie.
Numer KSeF przy płatności od 2027 roku to nie nowa propozycja
Inaczej wygląda sytuacja z obowiązkiem podawania numeru KSeF podczas wykonywania płatności. Nie jest to nowy pomysł przedstawiony w czerwcu 2026 roku, lecz rozwiązanie wynikające z wcześniej uchwalonych przepisów.
Do końca 2026 roku odroczony został obowiązek podawania numeru identyfikującego fakturę w KSeF podczas płatności dokonywanych pomiędzy czynnymi podatnikami VAT. Odroczenie dotyczy także płatności realizowanych z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności, czyli MPP.
Zgodnie z aktualnym stanem prawnym obowiązek ma być stosowany od 1 stycznia 2027 roku. Ministerstwo Finansów wskazuje ten termin na stronie poświęconej podstawom prawnym i harmonogramowi KSeF:
Podstawy prawne oraz kluczowe terminy KSeF 2.0.
Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność odpowiedniego przygotowania procesów płatniczych. Numer nadany fakturze przez KSeF powinien być przechowywany w systemie księgowym i możliwy do wykorzystania podczas zlecania przelewu.
W większych firmach zmiana może wymagać połączenia kilku systemów: programu do obsługi faktur, systemu księgowego, modułu płatności i bankowości elektronicznej. Warto sprawdzić to odpowiednio wcześniej, zamiast odkładać wdrożenie na koniec 2026 roku. W tym zakresie pomocne może być rozwiązanie Ewidencji Faktur, które łączy obsługę faktur kosztowych z przygotowaniem przelewów do banku na podstawie danych z KSeF oraz umożliwia kontrolę poprawności numerów dokumentów.
Trzeba jednocześnie pamiętać, że do 1 stycznia 2027 roku przepisy mogą zostać ponownie zmienione. Na dziś jest to jednak obowiązek wynikający z przyjętych regulacji, a nie jedynie propozycja konsultacyjna.
Czy pojawią się nowe limity zapytań do KSeF?
W niektórych publikacjach można przeczytać o planowanym wprowadzeniu nowych limitów zapytań kierowanych do KSeF. Oficjalne podsumowanie konsultacji z 9 czerwca nie potwierdza jednak takiej zmiany.
Nie oznacza to, że KSeF nie stosuje żadnych ograniczeń technicznych. Systemy informatyczne zwykle posiadają zabezpieczenia przed zbyt dużą liczbą operacji wykonywanych w krótkim czasie. Konkretne zasady i ograniczenia powinny jednak wynikać z oficjalnej dokumentacji API.
Dopóki Ministerstwo Finansów nie opublikuje nowych parametrów albo komunikatu technicznego, nie można mówić o zatwierdzonym, nowym systemie limitowania zapytań.
Zgłaszanie podejrzanych faktur a dostęp przez API
W Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 dostępne są funkcje pozwalające użytkownikom obsługiwać dokumenty i reagować na nieprawidłowości. Nie oznacza to jednak automatycznie, że każda funkcja aplikacji jest dostępna również przez API wykorzystywane przez zewnętrzne programy.
W oficjalnym podsumowaniu czerwcowych konsultacji Ministerstwo Finansów nie potwierdziło, że zgłaszanie podejrzanych lub oszukańczych faktur zostanie udostępnione bezpośrednio przez API.
Taka funkcja może pojawić się w przyszłości, ale producenci oprogramowania powinni poczekać na oficjalną specyfikację techniczną. Sama zapowiedź albo informacja pochodząca z nieoficjalnego źródła nie wystarcza do rozpoczęcia wdrożenia.
Czy KSeF będzie automatycznie kontrolował treść faktur?
Nie ma również oficjalnego potwierdzenia informacji, że Ministerstwo Finansów planowało wprowadzenie szczegółowej, automatycznej kontroli treści każdej faktury, a następnie z takiego rozwiązania zrezygnowało.
KSeF sprawdza dokument pod względem zgodności z wymaganą strukturą techniczną. Nie należy jednak mylić weryfikacji poprawności pliku ze szczegółową oceną gospodarczego sensu każdej transakcji.
Na podstawie opublikowanego podsumowania konsultacji nie można twierdzić, że resort porzucił projekt „głębokiej kontroli” treści faktur. Taka informacja nie została zawarta w oficjalnym komunikacie.
Co przedsiębiorca powinien zrobić już teraz?
Przede wszystkim warto spokojnie oddzielić to, co już wynika z przepisów, od tego, co dopiero jest konsultowane.
Firmy powinny przygotowywać się do obsługi numeru KSeF podczas płatności od 1 stycznia 2027 roku. Należy sprawdzić, czy numer jest prawidłowo pobierany, zapisywany i przekazywany pomiędzy systemem fakturowym, księgowością oraz modułem płatności.
Warto również przeanalizować sposób zarządzania dostępem do KSeF. Token nie powinien być traktowany jak zwykłe, niewrażliwe hasło. Osoba posiadająca token może wykonywać określone działania w systemie, dlatego dostęp powinien być odpowiednio chroniony.
Firma powinna wiedzieć:
- kto posiada tokeny lub certyfikaty,
- do jakich czynności są one wykorzystywane,
- kiedy wygasa ich ważność,
- jak odebrać dostęp byłemu pracownikowi albo poprzedniemu biuru rachunkowemu,
- co zrobić w przypadku podejrzenia ujawnienia tokenu.
Producenci oprogramowania mogą natomiast przygotowywać swoje systemy na możliwość obsługi dodatkowych zdarzeń biznesowych. Nie powinni jednak wprowadzać rozwiązań opartych na niezatwierdzonych założeniach. Firmy, które korzystają z gotowych rozwiązań takich jak Ewidencja Faktur, mogą wdrażać obieg faktur kosztowych i zasady akceptacji już teraz, a techniczne zmiany w API KSeF pozostawić dostawcy systemu.
Co w sprawie zmian w KSeF jest dziś pewne?
Po pierwszych konsultacjach można wskazać dwa konkretne kierunki dalszych prac. Pierwszy to możliwość pozostawienia tokenów jako jednej ze stałych metod uwierzytelniania. Drugi dotyczy rozbudowania API o dodatkowe informacje i zdarzenia biznesowe powiązane z fakturą.
Oba rozwiązania są jednak nadal propozycjami. Ministerstwo Finansów nie ogłosiło, że wszystkie wejdą w życie 1 stycznia 2027 roku.
Pewniejszy charakter ma obowiązek podawania numeru KSeF podczas określonych płatności od początku 2027 roku. Wynika on z obowiązujących regulacji, choć ustawodawca nadal może zmienić termin lub zasady jego stosowania.
Nie zostały natomiast oficjalnie potwierdzone informacje o nowych statusach faktur, nowych limitach zapytań, zgłaszaniu oszustw przez API ani o rezygnacji z automatycznej kontroli treści dokumentów.
Podsumowanie
KSeF będzie dalej rozwijany, a Ministerstwo Finansów wyraźnie sygnalizuje, że chce słuchać użytkowników systemu. To dobra wiadomość, ponieważ część problemów można dostrzec dopiero wtedy, gdy z rozwiązania zaczynają korzystać tysiące przedsiębiorców i księgowych.
Nie warto jednak przedstawiać każdego pomysłu omawianego podczas konsultacji jako gotowej reformy. Spotkanie z 9 czerwca 2026 roku było początkiem kolejnego etapu rozmów, a nie jego zakończeniem.
Na dziś przedsiębiorcy powinni przygotowywać się przede wszystkim do obowiązków już wynikających z przepisów, w tym do obsługi numeru KSeF w płatnościach od 2027 roku. Jednocześnie warto śledzić dalsze komunikaty dotyczące tokenów i rozbudowy API. W codziennej pracy nad obiegiem faktur i ich akceptacją może w tym pomóc Ewidencja Faktur, która zapewnia workflow akceptacji, synchronizację z KSeF oraz możliwość wysyłki faktur w formacie PDF i XML na e‑mail kontrahentów.
Najbezpieczniejszym źródłem informacji pozostają oficjalne strony Ministerstwa Finansów:
- oficjalny portal Krajowego Systemu e-Faktur,
- podsumowanie pierwszych konsultacji po częściowym wdrożeniu KSeF,
- podstawy prawne i kluczowe terminy KSeF 2.0,
- informacje ogólne dotyczące KSeF 2.0.
Artykuł uwzględnia informacje dostępne 16 czerwca 2026 roku. Ze względu na trwające konsultacje oraz możliwość zmian legislacyjnych przed podjęciem decyzji wdrożeniowych warto ponownie sprawdzić najnowsze komunikaty Ministerstwa Finansów.
Jak przygotować firmę na zmiany w KSeF z Ewidencją Faktur
Jeśli Twoja firma chce uporządkować obieg faktur kosztowych, wdrożyć akceptację dokumentów i jednocześnie mieć pewność, że numery KSeF są prawidłowo pobierane oraz przekazywane do płatności, warto rozważyć wdrożenie Ewidencji Faktur. System oferuje synchronizację z KSeF, workflow akceptacji z progami kwotowymi, przygotowanie przelewów do banku na podstawie faktur oraz wysyłkę PDF i XML na e‑mail.
Ewidencja Faktur jest dostępna w kilku wariantach, w tym w bezpłatnym planie START dla jednoosobowych działalności, a wszystkie plany są nieodpłatne do 1 czerwca 2026 roku. Szczegóły znajdziesz w sekcji plany cenowe Ewidencji Faktur lub możesz od razu umówić prezentację działania systemu, korzystając z formularza na stronie demo Ewidencja Faktur.
