Ile naprawdę kosztuje korzystanie z KSeF w systemach ERP?
Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF, sam w sobie jest bezpłatny. Ministerstwo Finansów udostępnia przedsiębiorcom darmowe narzędzia, w tym Aplikację Podatnika KSeF 2.0, która pozwala wystawiać, odbierać i przeglądać faktury ustrukturyzowane. Oznacza to, że państwo nie pobiera opłaty za samo wysłanie faktury do KSeF ani za jej odebranie z systemu.
W praktyce wielu przedsiębiorców i tak płaci za obsługę KSeF. Nie płacą jednak bezpośrednio Ministerstwu Finansów, tylko producentom oprogramowania księgowego, ERP albo firmom wdrożeniowym. Koszt pojawia się wtedy, gdy firma chce korzystać z KSeF wygodnie, bez ręcznego logowania do aplikacji rządowej, bez ręcznego pobierania dokumentów i bez przepisywania danych między systemami.
To właśnie dlatego wokół KSeF powstało sporo nieporozumień. Z jednej strony przedsiębiorcy słyszą, że system jest darmowy. Z drugiej strony dostają od dostawcy ERP cennik, w którym pojawiają się abonamenty, pakiety dokumentów, pakiety operacji, punkty albo dodatkowe moduły. Obie rzeczy mogą być prawdziwe. Darmowy jest KSeF jako system publiczny. Płatna może być integracja, automatyzacja i obsługa w konkretnym programie.
Skąd biorą się koszty KSeF w programach ERP?
Najczęściej firma nie chce pracować na fakturach w dwóch miejscach. Jeżeli na co dzień używa programu księgowego, systemu sprzedażowego albo ERP, naturalne jest oczekiwanie, że faktury będą wysyłane i pobierane bezpośrednio z tego systemu. Producent oprogramowania musi więc przygotować integrację z API KSeF, aktualizować ją, utrzymywać infrastrukturę, obsługiwać autoryzację i zapewniać wsparcie techniczne.
Za te elementy dostawcy pobierają opłaty. Problem polega na tym, że każdy robi to inaczej. Jeden producent rozlicza liczbę stron lub dokumentów, drugi liczbę operacji, trzeci punkty, a czwarty sprzedaje osobny moduł plus pakiety dokumentów. Przez to porównanie ofert nie jest oczywiste.
Aktualne przykładowe stawki KSeF w popularnych systemach
Poniższe zestawienie opiera się na publicznie dostępnych cennikach i informacjach producentów. Ceny są podane jako kwoty netto, chyba że dostawca wskazuje inaczej. Trzeba też pamiętać, że cenniki mogą się zmieniać, a ostateczna cena zależy od wersji programu, liczby firm, użytkowników, pakietu i sposobu wdrożenia.
| System | Model rozliczeń | Aktualne przykładowe stawki | Orientacyjny koszt jednostkowy |
|---|---|---|---|
| Comarch ERP Optima, OCR&KSeF | Pakiety miesięczne według limitu stron | 130 zł miesięcznie za 250 stron, 195 zł za 500 stron, 390 zł za 1000 stron, 710 zł za 2500 stron, 1095 zł za 5000 stron, 2125 zł za 10 000 stron | około 0,21-0,52 zł za stronę przy pełnym wykorzystaniu limitu |
| Symfonia KSeF Plus | Pakiety operacji rocznych | od 59 zł za 120 operacji, 190 zł za 500 operacji, 690 zł za 2000 operacji, wyższe pakiety dla większych wolumenów, np. 10 000 operacji | około 0,35-0,49 zł za operację w mniejszych pakietach |
| InsERT, InsPunkty | Punkty za operacje KSeF | 100 punktów za 50 zł, 500 punktów za 200 zł, 1000 punktów za 300 zł, 2000 punktów za 500 zł, 5000 punktów za 800 zł, 10 000 punktów za 1100 zł | około 0,11-0,50 zł za operację, zależnie od pakietu |
| RAKS SQL | Moduł plus pakiety dokumentów | moduł eksportu do KSeF 650 zł, pakiety: 50 dokumentów za 24 zł, 100 za 46 zł, 200 za 90 zł, 500 za 200 zł, 1000 za 300 zł, 2500 za 625 zł | około 0,25-0,48 zł za dokument plus koszt modułu |
Dlaczego stare wyliczenia mogły być mylące?
W starszych artykułach często pojawiały się bardzo niskie koszty jednej faktury, na przykład kilka groszy. Takie wyliczenia mogą być prawdziwe tylko w określonych warunkach, na przykład przy bardzo dużym wolumenie dokumentów, pełnym wykorzystaniu pakietu albo przy innym modelu rozliczeń niż obecny. Po aktualizacji cenników i przejściu na pakiety operacji, stron lub punktów rzeczywisty koszt dla małej i średniej firmy często jest wyższy.
Najważniejsza różnica polega na tym, że nie zawsze jedna faktura oznacza jedną płatną jednostkę. W InsERT wysłanie dokumentu do KSeF to jedna operacja i pobranie dokumentu z KSeF to druga operacja. Jeżeli firma wysyła faktury sprzedażowe i odbiera faktury kosztowe, zużycie punktów może rosnąć szybciej, niż początkowo zakładano.
Podobnie jest przy pakietach operacji. Jeżeli dostawca liczy osobno wysyłkę, odbiór, synchronizację albo inne działania, limit może zostać wykorzystany szybciej niż wynikałoby to z samej liczby faktur sprzedażowych. Dlatego przed zakupem warto pytać nie tylko o cenę pakietu, ale przede wszystkim o to, co dokładnie jest liczone jako płatna operacja.
Przykładowe wyliczenia roczne
Załóżmy, że firma obsługuje około 1000 dokumentów miesięcznie, czyli 12 000 dokumentów rocznie. W praktyce mogą to być faktury sprzedaży, faktury kosztowe albo mieszany obieg dokumentów.
W Comarch OCR&KSeF przy założeniu, że dokument odpowiada jednej stronie, pakiet 1000 stron miesięcznie kosztuje 390 zł netto miesięcznie, czyli 4680 zł netto rocznie. Jeżeli firma potrzebuje większego bufora, pakiet 2500 stron miesięcznie kosztuje 710 zł netto miesięcznie, czyli 8520 zł netto rocznie.
W InsERT koszt zależy od liczby operacji. Jeżeli firma ma 1000 operacji miesięcznie, potrzebuje około 12 000 punktów rocznie. Przy zakupie paczki 10 000 punktów za 1100 zł i dodatkowych 2000 punktów za 500 zł koszt wyniesie około 1600 zł netto rocznie. Jeżeli jednak 1000 faktur miesięcznie oznacza 1000 wysyłek i 1000 pobrań, liczba operacji rośnie do 24 000 rocznie, a koszt może wynieść około 2700-3200 zł netto, zależnie od doboru paczek.
W RAKS SQL firma musi uwzględnić koszt modułu oraz pakiety dokumentów. Przy 12 000 dokumentów rocznie same pakiety mogą kosztować około 3000 zł netto, jeżeli liczyć według pakietów 2500 dokumentów za 625 zł. Do tego dochodzi 650 zł netto za moduł eksportu, więc pierwszy rok może kosztować około 3650 zł netto. W kolejnych latach koszt będzie zależał od tego, czy potrzebne są tylko kolejne pakiety dokumentów, czy także dodatkowe usługi, użytkownicy lub firmy.
W Symfonii koszt zależy od wykupionego pakietu operacji. Najmniejsze pakiety są relatywnie droższe w przeliczeniu na jedną operację, a większe pakiety obniżają koszt jednostkowy. Przy 2000 operacji pakiet za 690 zł daje około 0,35 zł za operację. Przy większych wolumenach trzeba dobrać wyższy pakiet, na przykład 10 000 operacji lub więcej.
Na co uważać przed wyborem rozwiązania?
Największy błąd polega na porównywaniu samych cen pakietów bez sprawdzenia, co jest w nich zawarte. Pakiet za kilkaset złotych może wyglądać atrakcyjnie, ale jeżeli obejmuje mało operacji albo nie uwzględnia pobierania faktur kosztowych, szybko okaże się niewystarczający.
Przed decyzją warto zadać dostawcy kilka konkretnych pytań:
- czy limit dotyczy faktur, stron, dokumentów, operacji czy punktów,
- czy wysyłanie i odbieranie faktur są liczone osobno,
- czy pobieranie faktur kosztowych jest dodatkowo płatne,
- czy trzeba kupić dodatkowy moduł KSeF,
- czy cena dotyczy jednej firmy, czy wielu podmiotów,
- czy dochodzi opłata za dodatkowego użytkownika,
- czy niewykorzystany limit przechodzi na kolejny okres,
- czy potrzebne jest płatne wdrożenie lub konfiguracja.
Czy da się korzystać z KSeF taniej?
Tak. Jeżeli firma nie chce płacić wysokich stawek za moduły ERP, może rozważyć osobne narzędzie do obsługi KSeF. Takie rozwiązanie może działać obok obecnego systemu księgowego, bez konieczności wymiany całego ERP. Dla wielu firm to najprostszy sposób na ograniczenie kosztów i uporządkowanie obiegu faktur.
Przykładem takiego rozwiązania jest ewidencjafaktur.pl. Platforma może wspierać wysyłanie faktur do KSeF, pobieranie faktur kosztowych, automatyczną synchronizację dokumentów, opis i akceptację faktur, pracę mobilną, integrację z bankami oraz weryfikację kontrahentów na Białej Liście VAT.
Największą zaletą osobnej platformy jest to, że nie trzeba rezygnować z obecnego programu księgowego. Firma może dalej prowadzić księgowość tak jak dotychczas, a obsługę KSeF przenieść do narzędzia, które jest prostsze, bardziej elastyczne albo tańsze przy danym wolumenie dokumentów.
Wniosek
KSeF jest darmowy jako system publiczny, ale korzystanie z niego przez komercyjne oprogramowanie może generować realne koszty. Aktualne cenniki pokazują, że przy większej liczbie dokumentów roczne wydatki mogą wynosić od kilkuset do kilku tysięcy złotych netto. W większych firmach albo biurach rachunkowych kwoty mogą być jeszcze wyższe.
Dlatego przed wyborem rozwiązania nie warto patrzeć tylko na hasło „integracja z KSeF”. Trzeba policzyć realny koszt obsługi dokumentów w skali roku. Najważniejsze jest ustalenie, ile firma ma faktur, ile będzie wysyłek, ile pobrań, ile użytkowników potrzebuje dostępu i czy dostawca liczy dokumenty, strony, operacje czy punkty.
Dopiero takie porównanie pokazuje, które rozwiązanie jest naprawdę opłacalne. W wielu przypadkach dedykowana platforma do obsługi KSeF może być tańsza i wygodniejsza niż rozbudowa obecnego systemu ERP o dodatkowe moduły.
