Od 1 lutego 2026 r. obowiązują nowe struktury JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3), przygotowane między innymi w związku z wdrożeniem KSeF. Jedną z najważniejszych zmian jest możliwość wykazywania numeru KSeF w części ewidencyjnej JPK_VAT – zarówno po stronie sprzedaży, jak i zakupów.
KSeF nie zastąpił JPK_VAT
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur nie oznaczało likwidacji JPK_VAT z deklaracją.
KSeF odpowiada przede wszystkim za wystawianie, przesyłanie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. JPK_VAT pozostaje natomiast strukturą służącą do przekazywania wymaganych danych z ewidencji VAT wraz z częścią deklaracyjną.
Od 1 lutego 2026 r. oba rozwiązania są jednak bliżej ze sobą powiązane.
Nowe wersje JPK_V7M i JPK_V7K
Ministerstwo Finansów opublikowało nowe wzory struktur JPK_V7M(3) oraz JPK_V7K(3). Są one stosowane do rozliczeń od 1 lutego 2026 r.
Resort wskazał wprost, że aktualizacja struktur uwzględnia między innymi integrację z Krajowym Systemem e-Faktur.
Jednym z elementów tej integracji jest możliwość wskazywania numerów KSeF.
Numer KSeF w ewidencji sprzedaży i zakupów
Każda faktura skutecznie wystawiona w KSeF otrzymuje unikalny numer identyfikujący ją w systemie.
W aktualnej strukturze JPK_VAT numer ten jest wykazywany w części ewidencyjnej dotyczącej zarówno sprzedaży, jak i zakupów w przypadkach przewidzianych strukturą.
W praktyce powoduje to, że proces księgowy powinien zachować powiązanie pomiędzy dokumentem pobranym z KSeF a wpisem powstającym w ewidencji VAT.
Dlaczego numer KSeF jest ważny?
Własny numer faktury nadawany przez przedsiębiorcę oraz numer KSeF to dwa różne identyfikatory.
Numer przedsiębiorcy wynika z jego własnej numeracji faktur. Numer KSeF zostaje natomiast nadany przez system po skutecznym przyjęciu dokumentu.
Jeżeli system finansowo-księgowy firmy pobiera faktury z KSeF automatycznie, powinien zachować również ich numery KSeF tam, gdzie jest to potrzebne do późniejszego raportowania.
Czy to oznacza, że urząd automatycznie znajduje każdą różnicę?
Nie należy wyciągać tak daleko idącego wniosku bez odpowiedniego oficjalnego źródła.
Z dokumentacji Ministerstwa Finansów można potwierdzić, że nowe struktury JPK_VAT zostały powiązane z KSeF i umożliwiają raportowanie numeru KSeF. Nie ma jednak potrzeby dopisywania do tego twierdzeń o konkretnych algorytmach analitycznych, częstotliwości automatycznych porównań czy sposobie typowania podatników do kontroli, jeżeli takich informacji MF nie publikuje w danym materiale.
Z perspektywy przedsiębiorcy wystarczy wiedzieć, że dane raportowane w JPK powinny być prawidłowe i odpowiadać prowadzonej ewidencji.
Co z fakturami wystawianymi poza KSeF?
KSeF nie obejmuje absolutnie każdego możliwego dokumentu występującego w obrocie.
Istnieją ustawowe wyłączenia oraz szczególne przypadki fakturowania poza systemem. Dlatego księgowość nadal musi rozróżniać dokumenty posiadające numer KSeF od takich, dla których numer ten nie występuje.
Nie należy więc tworzyć sztucznego numeru KSeF dla dokumentu, który go nie posiada.
A co z JPK_FA?
Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że obowiązek przekazywania pliku JPK_FA na żądanie nie dotyczy faktur wystawionych w KSeF.
Jeżeli jednak podatnik wystawił faktury poza KSeF, np. dlatego że korzystał z ustawowego wyłączenia, organ może nadal zażądać JPK_FA w odniesieniu do takich dokumentów.
To kolejny przykład pokazujący, że wdrożenie KSeF nie oznacza automatycznie zniknięcia wszystkich dotychczasowych struktur raportowych.
KSeF, JPK i system księgowy – gdzie może powstać problem?
Największe znaczenie praktyczne ma spójność przepływu danych.
Faktura jest wystawiana lub odbierana w KSeF, otrzymuje numer systemowy, a następnie jej dane trafiają do programu finansowo-księgowego i ewidencji VAT. Na końcu odpowiednie dane są wykorzystywane przy przygotowaniu JPK_VAT.
Jeżeli na którymś etapie firma utraci powiązanie z numerem KSeF, może pojawić się konieczność ręcznego uzupełniania danych lub wyjaśniania różnic w systemach wewnętrznych.
Co warto sprawdzić w firmie?
Przede wszystkim należy upewnić się, że używany program księgowy obsługuje aktualne struktury JPK_V7M(3) albo JPK_V7K(3).
Warto także sprawdzić, czy:
- numer KSeF jest zapisywany razem z dokumentem księgowym,
- faktury zakupowe są prawidłowo importowane z KSeF,
- system rozróżnia dokumenty posiadające numer KSeF i dokumenty wystawione poza systemem,
- proces korekt zachowuje powiązanie z dokumentem pierwotnym.
Podsumowanie
KSeF i JPK_VAT nie są tym samym systemem, ale od 2026 r. ich dane są ze sobą wyraźnie powiązane. Aktualne wersje JPK_V7M i JPK_V7K uwzględniają numer KSeF faktury w części ewidencyjnej.
Dla przedsiębiorcy najważniejsze jest więc nie zgadywanie, w jaki sposób administracja analizuje informacje, lecz zapewnienie, że własny system księgowy zachowuje prawidłowe dane od momentu odebrania lub wystawienia faktury aż do raportowania JPK.
Stan informacji sprawdzony na 29 września 2026 r.
Źródła
Oficjalne materiały Ministerstwa Finansów i KSeF wykorzystane do weryfikacji informacji w artykule:
