KSeF bez kar do końca 2027 roku? Ministerstwo Finansów zapowiada ważną zmianę
Ministerstwo Finansów zapowiedziało istotną zmianę dotyczącą Krajowego Systemu e-Faktur, a w praktyce oznacza to dla firm kolejny etap dostosowywania procesów i narzędzi, w czym realnie pomaga uporządkowanie obiegu dokumentów w rozwiązaniach takich jak Ewidencja Faktur. Resort chce, aby okres, w którym nie będą stosowane kary pieniężne za błędy związane z korzystaniem z KSeF, został przedłużony do 31 grudnia 2027 roku. Oznaczałoby to, że sankcje przewidziane obecnie od początku 2027 roku zostałyby w praktyce odsunięte o kolejny rok.
Dla przedsiębiorców jest to ważna informacja, ale trzeba od razu zaznaczyć jedną rzecz: przesunięcie kar nie oznacza przesunięcia obowiązku korzystania z KSeF. Ministerstwo Finansów podkreśla to wprost. Od 1 stycznia 2027 roku kończą się okresy przejściowe przewidziane dla części najmniejszych przedsiębiorców, a obowiązkowe e-fakturowanie obejmie kolejną grupę firm. Zapowiadana zmiana ma dotyczyć sankcji, a nie samego obowiązku stosowania systemu, dlatego już teraz warto planować pracę na stabilnych narzędziach z integracją KSeF.
Ministerstwo Finansów chce dodatkowego roku bez sankcji
Oficjalny komunikat Ministerstwa Finansów został opublikowany 16 września 2026 roku. Resort poinformował w nim, że zdecydował o przedłużeniu okresu odroczenia kar związanych ze stosowaniem KSeF do końca 2027 roku.
Ministerstwo wskazuje, że rozwiązanie jest odpowiedzią na postulaty przedsiębiorców, organizacji branżowych oraz ekspertów podatkowych. Ma ono pozwolić firmom na spokojniejsze dostosowanie procesów księgowych, systemów informatycznych i wewnętrznych procedur do nowego sposobu fakturowania.
Trzeba jednak zwrócić uwagę na status tej zmiany. Sam komunikat Ministerstwa Finansów nie zmienia jeszcze ustawy. Resort wyraźnie zaznacza, że przedłużenie okresu bez kar wymaga zmian ustawowych. Dopóki odpowiednie przepisy nie przejdą procesu legislacyjnego i nie wejdą w życie, należy rozróżniać obowiązujące obecnie regulacje od zapowiadanej zmiany.
Z punktu widzenia przedsiębiorcy oznacza to, że informację o braku kar w 2027 roku należy dziś traktować jako oficjalnie zapowiedziany kierunek zmian, a nie jako pretekst do zaprzestania przygotowań do KSeF. To dobry moment, aby przetestować w praktyce narzędzia z integracją KSeF, takie jak Ewidencja Faktur z automatyczną synchronizacją z KSeF, zanim sankcje zaczną być stosowane.
KSeF obowiązuje już dużą część przedsiębiorców
Krajowy System e-Faktur nie jest rozwiązaniem, którego wdrożenie dopiero się rozpocznie. Obowiązek został rozłożony na kilka etapów.
Od 1 lutego 2026 roku obowiązkowym wystawianiem faktur w KSeF zostali objęci najwięksi przedsiębiorcy, czyli podmioty, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek rozszerzono na pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podmiotów korzystających z przewidzianego w ustawie okresu przejściowego.
Do końca 2026 roku przedsiębiorca może korzystać z tego ułatwienia, jeżeli łączna wartość sprzedaży brutto dokumentowanej fakturami wystawianymi poza KSeF nie przekracza w danym miesiącu 10 tys. zł. Dla takich przedsiębiorców obowiązek wystawiania faktur w KSeF zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku.
Właśnie ta grupa jest jednym z powodów, dla których dodatkowy rok bez sankcji może mieć duże znaczenie praktyczne. Najmniejsze firmy otrzymały najdłuższy okres przejściowy, ale jednocześnie oznacza to, że część z nich zacznie obowiązkowo korzystać z systemu dopiero wtedy, gdy dla większości rynku KSeF będzie już rozwiązaniem codziennym. W praktyce oznacza to konieczność szybkiego poukładania obiegu dokumentów i kontroli limitu 10 tys. zł, co można sobie ułatwić, korzystając z rozwiązań przeznaczonych dla małych firm, takich jak Ewidencja Faktur dla małych przedsiębiorstw.
Brak kar nie oznacza, że KSeF będzie można ignorować
To prawdopodobnie najważniejsze zastrzeżenie dotyczące całej zapowiadanej zmiany.
Ministerstwo Finansów wyraźnie informuje, że odroczenie sankcji nie będzie równoznaczne z zawieszeniem obowiązku korzystania z KSeF. Krajowa Administracja Skarbowa ma w pierwszej kolejności wspierać przedsiębiorców, przypominać o obowiązkach oraz pomagać w prawidłowym korzystaniu z systemu.
Jednocześnie administracja skarbowa nie zamierza ignorować sytuacji, w których podatnik obowiązany do stosowania KSeF nadal będzie wystawiał faktury poza systemem bez podstawy przewidzianej w przepisach. Ministerstwo zapowiada, że w takich przypadkach organy KAS będą mogły sprawdzać, czy niestosowanie KSeF nie wiąże się również z nierzetelnym rozliczaniem podatku.
Dlatego określenie „rok bez kar” należy rozumieć precyzyjnie. Nie będzie to rok, w którym przedsiębiorcy mogą dowolnie zdecydować, czy chcą korzystać z systemu. Jeżeli zapowiadana nowelizacja zostanie uchwalona, będzie to raczej dodatkowy okres ochronny przed określonymi karami pieniężnymi przewidzianymi bezpośrednio w regulacjach dotyczących KSeF. W tej perspektywie uporządkowany obieg faktur kosztowych oraz jasne ścieżki akceptacji w rozwiązaniach takich jak workflow akceptacji w Ewidencji Faktur stają się elementem ograniczania ryzyka, a nie jedynie wygodą organizacyjną.
Jak wysokie są kary przewidziane w obecnych przepisach?
Powód, dla którego informacja o ich odroczeniu wzbudza tak duże zainteresowanie przedsiębiorców, staje się bardziej zrozumiały po sprawdzeniu obecnych przepisów.
Oficjalny serwis KSeF wskazuje, że zgodnie z art. 106ni ustawy o VAT naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć na podatnika karę pieniężną wynoszącą nawet do 100 proc. kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze wystawionej z naruszeniem obowiązków KSeF. Jeżeli faktura nie zawiera wykazanego podatku, kara może wynieść do 18,7 proc. kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze. Według obecnego stanu prawnego przepisy o tych sankcjach mają zastosowanie do naruszeń popełnianych od 1 stycznia 2027 roku.
To właśnie ten termin Ministerstwo Finansów chce przesunąć. Jeśli zapowiadane przepisy zostaną uchwalone zgodnie z komunikatem resortu, sankcje te nie będą stosowane przez cały 2027 rok.
Nie zmienia to jednak faktu, że firmy powinny wykorzystać dodatkowy czas przede wszystkim na usunięcie problemów technicznych i organizacyjnych, zamiast traktować go jako możliwość dalszego odkładania wdrożenia KSeF. W praktyce oznacza to m.in. sprawdzenie, czy system używany do obiegu faktur poprawnie pobiera i zapisuje faktury ustrukturyzowane, co można zweryfikować przy pomocy narzędzi takich jak walidator XML KSeF Ewidencji Faktur.
Od 2027 roku kończą się także inne rozwiązania przejściowe
Rok 2027 będzie ważny nie tylko ze względu na rozszerzenie obowiązku KSeF na najmniejszych przedsiębiorców.
Do końca 2026 roku przedsiębiorcy mogą w określonych przypadkach wystawiać faktury przy użyciu kas rejestrujących bez obowiązku wprowadzania ich do KSeF. Dotyczy to również paragonów fiskalnych z NIP nabywcy do 450 zł, które na obecnych zasadach mogą pełnić funkcję faktury uproszczonej.
Oficjalne wyjaśnienia Ministerstwa Finansów wskazują, że rozwiązanie to obowiązuje do 31 grudnia 2026 roku. Od 2027 roku, jeśli do sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej będzie wystawiana faktura na rzecz podatnika, powinna ona zostać wystawiona w KSeF, o ile nie zachodzi jedno z ustawowych wyłączeń.
Oznacza to, że początek 2027 roku pozostaje ważną datą niezależnie od planowanego przesunięcia sankcji.
Czy każda faktura od 2027 roku musi znaleźć się w KSeF?
Nie. Takie uproszczenie może prowadzić do błędnych wniosków.
Przede wszystkim faktury wystawiane konsumentom, czyli osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, nie są objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Sprzedawca może wystawić fakturę konsumencką w systemie, ale jest to rozwiązanie dobrowolne. Oficjalne materiały KSeF potwierdzają, że zasada ta obowiązuje również po wprowadzeniu obligatoryjnego systemu.
Istnieją również określone przepisami przypadki wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Dlatego w praktyce lepiej mówić, że od 1 stycznia 2027 roku kończy się okres przejściowy dla najmniejszych przedsiębiorców i KSeF obejmie zasadniczo wszystkich przedsiębiorców podlegających temu obowiązkowi, niż używać skrótu sugerującego, że absolutnie każda faktura wystawiana w Polsce musi znaleźć się w systemie.
Co przedsiębiorca powinien zrobić w 2027 roku, jeśli kary faktycznie zostaną odroczone?
Dodatkowy okres bez sankcji może być szczególnie wartościowy dla firm, które korzystają z rozbudowanych systemów ERP, mają wiele osób uprawnionych do wystawiania faktur, współpracują z zewnętrznymi biurami rachunkowymi albo obsługują dużą liczbę dokumentów.
Warto wykorzystać ten czas na sprawdzenie prawidłowości nadanych uprawnień, konfiguracji programów finansowo-księgowych, obsługi trybu offline24, zasad przekazywania dokumentów do księgowości oraz procedur na wypadek problemów technicznych.
Nie należy natomiast zakładać, że brak sankcji pieniężnych oznacza brak ryzyka. Nieprawidłowo wystawiony dokument może powodować problemy organizacyjne po stronie kontrahentów, utrudnić automatyczny obieg dokumentów lub wymagać dodatkowego wyjaśniania sposobu rozliczenia transakcji.
Samo Ministerstwo Finansów wskazuje, że KAS w 2027 roku ma przede wszystkim wspierać podatników, ale jednocześnie będzie reagować na przypadki niestosowania obowiązkowego systemu. W tym kontekście uporządkowany opis, akceptacja i przekazywanie faktur kosztowych w rozwiązaniu takim jak Ewidencja Faktur z workflow akceptacji może w praktyce ograniczyć liczbę błędów w KSeF i ułatwić współpracę z biurem rachunkowym.
KSeF bez kar do 2028 roku – ważna ulga, ale nie odroczenie reformy
Zapowiedź Ministerstwa Finansów jest dla przedsiębiorców dobrą wiadomością przede wszystkim dlatego, że zmniejsza ryzyko finansowe związane z pierwszym pełnym rokiem funkcjonowania obowiązkowego KSeF.
Nie oznacza jednak odłożenia systemu na 2028 rok.
KSeF funkcjonuje już obowiązkowo dla dużej części przedsiębiorców, a od 1 stycznia 2027 roku skończy się okres przejściowy dla podatników korzystających z limitu 10 tys. zł miesięcznie. Zakończą się również niektóre dotychczasowe ułatwienia dotyczące faktur wystawianych za pomocą kas rejestrujących.
Planowana zmiana dotyczy terminu stosowania kar pieniężnych. Ministerstwo Finansów chce, aby sankcje zostały odroczone do końca 2027 roku, ale jednocześnie samo podkreśla, że wymaga to uchwalenia odpowiedniej zmiany ustawy.
Dlatego przedsiębiorcy nie powinni zatrzymywać rozpoczętych wdrożeń ani odkładać dostosowywania swoich procedur. Jeżeli dodatkowy rok bez kar wejdzie w życie, najlepiej potraktować go jako czas na bezpieczne dopracowanie procesów i wyeliminowanie błędów, już podczas realnego korzystania z KSeF. W praktyce oznacza to między innymi przetestowanie integracji z KSeF, opisów i dekretacji faktur, co można realizować w narzędziu takim jak Ewidencja Faktur z synchronizacją KSeF, obiegiem akceptacji i eksportem do FK.
Stan informacji: 26 września 2026 r. Artykuł uwzględnia oficjalne komunikaty Ministerstwa Finansów i informacje publikowane w rządowym serwisie Krajowego Systemu e-Faktur. Zapowiadane przedłużenie okresu bez kar do 31 grudnia 2027 r. wymaga zmiany przepisów ustawowych.
Źródła
Ministerstwo Finansów – przedłużenie odroczenia kar za błędy w stosowaniu KSeF
KSeF – etapy wdrożenia systemu
KSeF – informacje dla JDG i MŚP
KSeF – najczęstsze pytania i odpowiedzi
KSeF – wystawianie i otrzymywanie faktur
Fakty kluczowe
- Ministerstwo Finansów zapowiedziało przedłużenie okresu bez kar za błędy w KSeF do 31 grudnia 2027 roku.
- Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla największych przedsiębiorców obowiązuje od 1 lutego 2026 roku.
- Duży przedsiębiorca to podmiot, którego wartość sprzedaży z VAT w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł.
- Pozostali przedsiębiorcy, poza najmniejszymi, zostali objęci obowiązkowym KSeF od 1 kwietnia 2026 roku.
- Limit sprzedaży faktur poza KSeF dla najmniejszych przedsiębiorców wynosi 10 tys. zł brutto miesięcznie do końca 2026 roku.
- Przepisy o sankcjach do 100 proc. VAT lub 18,7 proc. należności mają zastosowanie do naruszeń od 1 stycznia 2027 roku.
- Możliwość traktowania paragonu z NIP do 450 zł jako faktury uproszczonej bez wprowadzania do KSeF obowiązuje do 31 grudnia 2026 roku.
FAQ
Do kiedy Ministerstwo Finansów planuje przedłużyć okres bez kar za błędy w KSeF?
Resort finansów zapowiedział, że chce przedłużyć okres, w którym nie będą stosowane kary pieniężne za błędy związane z korzystaniem z KSeF, do 31 grudnia 2027 roku. Wymaga to jednak zmiany ustawy.
Czy przedłużenie okresu bez kar oznacza przesunięcie obowiązku korzystania z KSeF?
Nie. Ministerstwo Finansów jasno wskazuje, że przesunięcie kar nie oznacza przesunięcia obowiązku korzystania z KSeF. Od 1 stycznia 2027 roku kończą się okresy przejściowe dla najmniejszych przedsiębiorców, dlatego warto już wcześniej poukładać obieg dokumentów w rozwiązaniu, które współpracuje z KSeF, takim jak Ewidencja Faktur.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy dla dużych i pozostałych przedsiębiorców?
Od 1 lutego 2026 roku obowiązkowym wystawianiem faktur w KSeF zostali objęci najwięksi przedsiębiorcy, a od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek rozszerzono na pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych korzystających z okresu przejściowego.
Jakie kary za naruszenia przepisów KSeF przewidują obecne regulacje?
Zgodnie z art. 106ni ustawy o VAT naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę pieniężną do 100 proc. kwoty VAT z faktury lub do 18,7 proc. kwoty należności ogółem, przy naruszeniach przepisów KSeF.
Do kiedy najmniejsi przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury poza KSeF w ramach limitu 10 tys. zł?
Do końca 2026 roku przedsiębiorca może korzystać z okresu przejściowego, jeśli łączna wartość sprzedaży brutto dokumentowanej fakturami poza KSeF nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie. Od 1 stycznia 2027 roku obowiązek KSeF obejmie tę grupę.
Czy faktury wystawiane konsumentom muszą być od 2027 roku w KSeF?
Nie. Faktury wystawiane osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej nie są objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Sprzedawca może wystawić taką fakturę w systemie, ale jest to dobrowolne.
Wypróbuj Ewidencję Faktur i przygotuj firmę na KSeF bez stresu
Dodatkowy rok bez kar to dobry moment, aby na realnych dokumentach przetestować obieg faktur kosztowych, integrację z KSeF i współpracę z biurem rachunkowym. Ewidencja Faktur umożliwia synchronizację z KSeF, opis i dekretację faktur, workflow akceptacji z progami kwotowymi oraz eksport danych do programów księgowych, co ułatwia przejście na obligatoryjne e-fakturowanie bez chaosu w dokumentach.
Możesz zacząć od planu START za 0 zł dla JDG lub dopasować rozwiązanie do większej organizacji. Sprawdź plany cenowe Ewidencji Faktur i umów bezpłatne demo systemu ewidencjafaktur.pl, aby zobaczyć, jak w praktyce uporządkować KSeF w swojej firmie.
