Zadzwoń

Strona główna› Wdrożenia› SERWAL Sp. z o.o.

Wdrożenie

Od papierowych procesów do pełnej kontroli nad fakturami

O firmie

SERWAL Sp. z o.o. to polska firma z ponad 30-letnim doświadczeniem na rynku kruszyw budowlanych. Założona w 1991 roku, przez lata konsekwentnie budowała swoją pozycję jako jeden z kluczowych dostawców piasku i żwiru na terenie Warszawy i całego województwa mazowieckiego.

Firma obsługuje zarówno duże przedsiębiorstwa budowlane, jak i klientów indywidualnych, oferując szeroki asortyment produktów dopasowanych do różnych potrzeb — od piasku do betonu i kostki brukowej, po piasek do piaskownic czy żwir używany w pracach drogowych.

Serwal stawia duży nacisk na jakość swoich produktów — posiada własne laboratorium kontroli jakości oraz odpowiednie certyfikaty i atesty, co daje klientom pewność, że kupowane kruszywa spełniają wszelkie normy budowlane. Firma dysponuje też własnym transportem, co pozwala na sprawną i elastyczną realizację zamówień w dowolnym miejscu na terenie Warszawy i okolic.

< 30 sek
Średni czas akceptacji faktury
wcześniej: 2-5 dni
5000
Faktur miesięcznie w workflow
5 lokalizacji
100%
Eliminacja ryzyka fałszywych faktur
podwójna autoryzacja
Wyzwanie

Sytuacja przed wdrożeniem

Przed wdrożeniem KSeF firma działała w typowym modelu papierowym: faktury kosztowe trafiały do księgowości w formie drukowanej, były ręcznie opisywane, a osoby decyzyjne musiały fizycznie pojawić się w biurze, żeby je zaakceptować.
Po wejściu KSeF pierwszym odruchem było drukowanie faktur z systemu i utrzymanie starego procesu. Szybko okazało się, że to ślepa uliczka — częste logowanie do KSeF, ręczne sprawdzanie, drukowanie i rozsyłanie dokumentów generowało większy chaos niż wcześniej.
Dlaczego szukali rozwiązania

W przeszłości pojawiały się próby wyłudzeń „na prezesa", co uświadomiło, jak ważne jest wdrożenie narzędzia zwiększającego kontrolę i bezpieczeństwo obiegu dokumentów. Wprowadzenie KSeF i odejście od papierowych faktur miało usprawnić procesy, jednak pojawiły się też nowe obowiązki związane z akceptacją i podpisywaniem dokumentów. Kierownik nadal musiał tracić czas na dojazdy do biura tylko po to, aby zatwierdzać faktury. Stało się jasne, że potrzebne jest rozwiązanie, które nie tylko zwiększy bezpieczeństwo, ale też realnie uprości codzienną pracę.

Transformacja

Co się zmieniło

Akceptacja faktury
Wcześniej
Drukowanie z systemu, odręczny podpis, 2-5 dni oczekiwania
Po wdrożeniu
Push w aplikacji, akceptacja w 30 sekund z dowolnego miejsca
Dojazd do biura
Wcześniej
Kierownicy 2-3× w tygodniu „tylko po to, żeby podpisać fakturę"
Po wdrożeniu
Zero — pełen obieg z telefonu, nawet z koparki w terenie
Wgląd zarządu
Wcześniej
Telefon do księgowej „co tam mamy?", brak danych real-time
Po wdrożeniu
Dashboard z aktualnym stanem, kto co zatwierdził, kiedy
Faktury „na prezesa"
Wcześniej
Brak weryfikacji, ryzyko fałszywych dokumentów
Po wdrożeniu
Workflow z autoryzacją, audit trail każdej akcji
Historia akceptacji
Wcześniej
Notatki na papierze i mailach, ginęły
Po wdrożeniu
Pełna historia z kto/kiedy/komentarz, automatycznie w ERP
Rozwiązanie

Co zmieniła Ewidencja Faktur

Cały proces został zdigitalizowany i zautomatyzowany — od momentu pojawienia się faktury w KSeF, przez akceptację, aż po przelew bankowy.

Powiadomienia mobilne

Każda faktura trafia bezpośrednio do odpowiedniej osoby przez powiadomienie push w aplikacji.

Opis i akceptacja z telefonu

Bez konieczności przyjazdu do biura — pełen obieg z dowolnego miejsca.

Delegowanie dokumentów

Faktury trafiają dokładnie tam, gdzie powinny — według skonfigurowanego workflow.

Pełna kontrola statusów

Zawsze wiadomo na jakim etapie jest dokument — kto akceptował, kto czeka, co utknęło.

Integracja z ERP Anakonda

Faktury automatycznie księgowane i przygotowane do płatności bez ręcznego przepisywania.

Generowanie przelewów

Pliki przelewów do banku — bez ręcznego wpisywania, z weryfikacją Białej Listy VAT.

Ochrona przed oszustwami

Fałszywe faktury „na prezesa" przestały być problemem — system skutecznie blokuje takie próby.

Rezultaty

Efekty

kilka sekund
Akceptacja faktur
z dowolnego miejsca
Dojazdy do biura w sprawie faktur
pełna mobilność
wyeliminowane
Ryzyko oszustw "na prezesa"
system blokuje
“

Nie muszę już jechać do biura tylko po to, żeby podpisać fakturę — robię to w aplikacji mobilnej w kilka sekund.

S
Sławomir
Kierownik · SERWAL Sp. z o.o.
Co dalej

Serwal z zainteresowaniem śledzi rozwój Ewidencji Faktur i czeka na zapowiadany moduł dekretacji opartej o sztuczną inteligencję. Gdy funkcjonalność trafi do systemu, AI będzie automatycznie proponować konta księgowe i kategorie VAT na podstawie treści faktury i historii księgowań — to dodatkowo przyspieszy obieg dokumentów i odciąży zespół finansowy z powtarzalnej pracy.

Przebieg wdrożenia

Jak to się działo

  1. Pierwszy kontakt
    Demo + audyt
    Prezentacja systemu, mapowanie obecnego procesu obiegu faktur
  2. Tydzień 1-2
    Konfiguracja workflow
    Definicja ról, progów akceptacji, wyjątków per typ faktury
  3. Tydzień 3
    Pilotaż
    Test na jednej lokalizacji, zbieranie feedbacku od kierowników
  4. Tydzień 4
    Pełen rollout
    5 lokalizacji, przeszkolenie zespołu
  5. Po 3 miesiącach
    Optymalizacja
    Dostrojenie progów, dodanie multi-akceptantów, integracja z ERP
Inne wdrożenia

Zobacz jak inni rozwiązali podobne problemy

Wydobycie kruszyw

Szybkie wdrożenie, natychmiastowe efekty

Producent piasku i żwiru, ponad 30 lat na rynku. Po sukcesie wdrożenia w siostrzanej spółce Serwal, Piaskarz powtórzył proces — a…

Zobacz wdrożenie →
Biuro księgowe

Jak ograniczyć koszty KSeF nawet o kilkadziesiąt procent

Biuro księgowe na Raks SQL, ~50 klientów, 10 000 faktur miesięcznie. Pobieranie z KSeF w pakietach Raks kosztowało 1 000–1 300 zł…

Zobacz wdrożenie →
Twoja firma

Też masz problem z obiegiem faktur kosztowych?

Zacznij od bezpłatnego planu START — pierwszy obieg skonfigurujesz w 15 minut, bez zmian w obecnym ERP.

Zacznij za darmo Umów demo z wdrożeniowcem
Plan START bezpłatny · bez umowy długoterminowej