Czy można wysyłać faktury PDF po wdrożeniu KSeF?
Wokół Krajowego Systemu e-Faktur narosło wiele obaw. Jedna z nich brzmi szczególnie ostro: po wejściu KSeF najlepiej całkowicie przestać wysyłać klientom pliki PDF, bo każdy błąd może oznaczać drugą fakturę i dodatkowy VAT. Taki wniosek jest zbyt daleko idący. Z oficjalnych informacji Ministerstwa Finansów wynika coś bardziej praktycznego: PDF nie znika całkowicie, ale nie powinien być traktowany jako niezależna, ręcznie poprawiana wersja faktury. Jeżeli firma chce przekazać klientowi wizualizację faktury, powinna robić to zgodnie z zasadami KSeF.
KSeF jest rządową platformą do wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Ministerstwo Finansów opisuje go jako system, w którym faktura ma postać danych ustrukturyzowanych, a nie zwykłego obrazu dokumentu. Oficjalne informacje na ten temat znajdują się na stronie Krajowego Systemu e-Faktur.
PDF nie jest zakazany, ale musi być właściwie przygotowany
Najważniejsza informacja jest prosta: oficjalne materiały nie mówią o całkowitym zakazie przekazywania PDF. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że w relacjach między krajowymi podatnikami VAT papierowa forma faktury lub PDF są zasadniczo zbędne, ponieważ nabywca otrzymuje fakturę w KSeF. Jednocześnie sprzedawca może wydać wizualizację faktury wystawionej w KSeF wraz z kodem QR i nadanym numerem KSeF. Taką odpowiedź można znaleźć w sekcji pytań dotyczących wystawiania i otrzymywania faktur: Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF.
To oznacza, że bezpieczne podejście nie polega na panicznym zakazie PDF w firmie. Polega raczej na tym, aby PDF był wyłącznie wierną wizualizacją faktury z KSeF, a nie oddzielnym dokumentem sprzedażowym tworzonym obok danych XML. Jeżeli PDF ma inne dane niż faktura ustrukturyzowana, zawiera dodatkowe pozycje, inne kwoty, inne opisy albo wygląda jak samodzielna faktura przed jej skutecznym obsłużeniem w KSeF, ryzyko podatkowe rośnie.
Kiedy można przekazać wizualizację faktury?
Z oficjalnych wyjaśnień wynika, że jeżeli fakturze został już nadany numer KSeF, sprzedawca może wydać nabywcy zwizualizowaną postać faktury, na przykład wydruk albo plik PDF przesłany elektronicznie. Trzeba jednak pamiętać o opatrzeniu takiego dokumentu kodem QR oraz oznaczeniem w postaci numeru KSeF. Ministerstwo Finansów opisuje to na stronie Potwierdzenie transakcji.
W praktyce oznacza to, że firma powinna zmienić kolejność działania. Najpierw faktura powinna zostać wystawiona i obsłużona zgodnie z zasadami KSeF. Dopiero później można wygenerować jej wizualizację dla klienta, jeżeli jest to potrzebne biznesowo. Taki PDF powinien pochodzić z tych samych danych, które trafiły do KSeF. Nie powinien być osobno edytowany przez handlowca, księgowość albo system ERP w sposób, który zmienia jego treść względem faktury ustrukturyzowanej.
Dlaczego kod QR i numer KSeF są tak ważne?
Kod QR pełni funkcję weryfikacyjną. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że oznaczenie faktury kodem weryfikującym QR umożliwia dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze. Oficjalny opis znajduje się tutaj: Kody weryfikujące QR.
W materiałach technicznych Ministerstwa Finansów wskazano również, że kod QR jest zamieszczany na wizualizacji faktury wystawionej w KSeF, na przykład na wydruku lub pliku PDF, a pod kodem należy zamieścić numer KSeF e-Faktury. Taką informację zawiera dokument Kod QR dla faktury wystawionej online.
Nie jest to więc wyłącznie kwestia estetyki dokumentu. Kod QR i numer KSeF pomagają odbiorcy potwierdzić, że PDF jest wizualizacją faktury istniejącej w systemie, a nie osobnym dokumentem, który krąży poza oficjalnym obiegiem. Dlatego firmowe procedury powinny zakładać automatyczne dodawanie tych elementów do każdej wizualizacji przekazywanej poza KSeF.
Co zrobić, gdy faktura nie ma jeszcze numeru KSeF?
To jeden z najważniejszych momentów w całym procesie. Jeżeli fakturze nie został jeszcze nadany numer KSeF, a nabywcą jest krajowy podatnik z NIP, sprzedawca co do zasady nie powinien wydawać mu faktury w inny sposób niż przez KSeF. Może natomiast wydać potwierdzenie transakcji, które nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Ministerstwo Finansów opisuje tę sytuację na stronie Potwierdzenie transakcji.
To bardzo praktyczna wskazówka. Jeżeli klient prosi o dokument od razu, zanim faktura zostanie przyjęta w KSeF, bezpieczniej przygotować potwierdzenie transakcji niż pełny dokument wyglądający jak faktura. Potwierdzenie powinno być zaprojektowane tak, aby nie udawało faktury i nie funkcjonowało jako drugi dokument sprzedażowy. W firmie warto jasno rozdzielić szablon potwierdzenia od szablonu faktury.
Tryb offline i tryb awaryjny mają osobne zasady
Nie wszystkie sytuacje wyglądają tak samo. Ministerstwo Finansów opisuje szczególne przypadki, takie jak tryb offline, offline24 oraz tryb awaryjny. Jeżeli faktura jest udostępniana nabywcy poza KSeF przed przesłaniem jej do systemu, mogą pojawić się wymogi dotyczące dwóch kodów QR. Jeden kod służy do weryfikacji faktury i ma oznaczenie OFFLINE, drugi służy do weryfikacji wystawcy i ma oznaczenie CERTYFIKAT. Oficjalne informacje znajdują się na stronach Tryb awaryjny oraz Tryb offline i niedostępność KSeF.
Dla zwykłego procesu sprzedaży najważniejsza jest jednak ogólna zasada: jeżeli faktura ma już numer KSeF i jest używana poza systemem, powinna mieć jeden kod QR oraz numer KSeF. Jeżeli nie ma jeszcze numeru KSeF, trzeba sprawdzić, czy w danej sytuacji wolno przekazać fakturę poza KSeF, czy właściwsze będzie jedynie potwierdzenie transakcji.
Czy błędny PDF zawsze oznacza pustą fakturę?
Nie należy pisać, że każdy techniczny błąd automatycznie tworzy pustą fakturę. Takie stwierdzenie byłoby zbyt kategoryczne. Prawdą jest natomiast, że ustawa o VAT przewiduje poważne konsekwencje dla dokumentów, w których wykazano kwotę podatku. Artykuł 108 ustawy o VAT dotyczy sytuacji, w której podmiot wystawia fakturę z wykazaną kwotą podatku. Aktualny tekst ustawy można sprawdzić w Internetowym Systemie Aktów Prawnych: Ustawa o podatku od towarów i usług.
Dlatego problem nie polega na samym formacie PDF. Problem pojawia się wtedy, gdy PDF zaczyna żyć jak osobna faktura. Jeżeli dokument zawiera wszystkie typowe elementy faktury, wykazuje VAT i jest przekazywany kontrahentowi niezależnie od faktury ustrukturyzowanej, może powstać ryzyko, że zostanie potraktowany jako odrębny dokument. Z tego powodu firmy powinny unikać tworzenia wielu wersji tej samej faktury, zwłaszcza gdy różnią się treścią.
Jak powinna wyglądać dobra procedura w firmie?
Najbezpieczniej przyjąć kilka prostych zasad. Po pierwsze, faktura źródłowa powinna być fakturą ustrukturyzowaną w KSeF. Po drugie, PDF powinien być tylko wizualizacją tej samej faktury, bez dopisywania danych, których nie ma w strukturze. Po trzecie, wizualizacja przekazywana poza KSeF powinna mieć kod QR i numer KSeF, jeżeli faktura została już zarejestrowana w systemie. Po czwarte, przed nadaniem numeru KSeF nie należy wysyłać dokumentu wyglądającego jak pełnoprawna faktura do krajowego podatnika z NIP, jeżeli powinien on otrzymać fakturę w KSeF. W takiej sytuacji warto korzystać z potwierdzenia transakcji.
Wniosek jest spokojniejszy niż alarmistyczne hasła krążące w internecie. Nie trzeba zakazywać każdego PDF. Trzeba natomiast skończyć z traktowaniem PDF jako równoległej faktury, którą można dowolnie generować, poprawiać i wysyłać przed zakończeniem procesu w KSeF. Po wdrożeniu KSeF najbezpieczniejszy PDF to taki, który jest wiernym obrazem faktury z systemu, zawiera wymagany kod QR, zawiera numer KSeF i nie dodaje niczego, czego nie ma w fakturze ustrukturyzowanej.
