Krajowy System e-Faktur (KSeF) będzie wdrażany w Polsce etapowo — nie wszyscy przedsiębiorcy muszą dostosować się w tym samym czasie. Ustawa podpisana przez Prezydenta Andrzeja Dudę 27 sierpnia 2025 r. potwierdza ostateczne terminy.
Trzy etapy wdrażania obowiązkowego KSeF
Etap 1: 1 lutego 2026 r. – Duże firmy
Obowiązek wystawiania faktur wyłącznie w systemie KSeF dotyczy dużych podatników, których wartość sprzedaży brutto w roku 2024 przekroczyła 200 milionów złotych. Dla tych firm nie ma przesunięcia — data jest ostateczna.
Etap 2: 1 kwietnia 2026 r. – Pozostałe przedsiębiorstwa
Od tego terminu obowiązek rozszerzony zostanie na wszystkie pozostałe przedsiębiorstwa:
- Mikrofirmy i jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG)
- Małe i średnie przedsiębiorstwa
- Podatnicy zwolnieni z VAT
Dla większości polskich firm to właśnie ten termin będzie kluczowy.
Etap 3: 1 stycznia 2027 r. – Mikrofirmy „wykluczone cyfrowo"
Ostatni etap dotyczy najmniejszych przedsiębiorców spełniających warunki:
- Miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł
- Pojedyncze faktury nie przekraczają 450 zł
Kto jest zwolniony z obowiązku?
- Podatnicy bez siedziby w Polsce (dla nich obowiązek od 1 października 2026 r.)
- Transakcje B2C (sprzedaż dla konsumentów nieprowadzących działalności)
- Niektóre procedury szczególne VAT
Okres przejściowy – ułatwienia na koniec 2026 r.
- Kasy rejestrujące — możliwość wystawiania faktur przy użyciu kas do końca 2026 r.
- Odroczenie kar — opóźnienie wprowadzenia sankcji za błędy do końca 2026 r.
- Numery KSeF w przelewach — odroczenie obowiązku do końca 2026 r.
Co muszą zrobić przedsiębiorcy
- Zidentyfikować swoją grupę i termin obowiązku
- Ocenić czy system księgowy jest kompatybilny z KSeF
- Uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny lub pieczęć
- Przeszkolić pracowników z nowych procedur
- Zaplanować migrację na faktury ustrukturyzowane
