Krajowy System e-Faktur (KSeF) udostępniony przez Ministerstwo Finansów jest całkowicie darmowy. Każdy przedsiębiorca może bez opłat:
- wysyłać faktury sprzedażowe do KSeF
- odbierać faktury kosztowe z KSeF
- korzystać z aplikacji podatnika KSeF
- integrować się z API systemu
Państwo nie pobiera za to żadnych opłat.
A jednak w praktyce wiele firm płaci za obsługę KSeF nawet kilka tysięcy złotych rocznie.
Dlaczego?
Bo większość firm korzysta z KSeF przez systemy ERP, a te często sprzedają integrację z KSeF jako dodatkową usługę.
Ile naprawdę kosztuje obsługa KSeF w systemach ERP?
Różni producenci stosują różne modele rozliczeń: abonament, pakiety dokumentów, operacje albo punkty. Poniżej zestawienie realnych cen.
| Program | Koszt pakietu | Ilość | Średni koszt 1 faktury | Uwagi |
|---|---|---|---|---|
| Comarch Optima | 15–600 zł / miesiąc | 200 – 60 000+ dokumentów rocznie | ok. 0,03–0,08 zł | abonament za limit dokumentów |
| RAKS SQL | 90–2500 zł za pakiet + moduł od 540 zł | 200 – 25 000 dokumentów | ok. 0,10–0,45 zł | pakiety dokumentów |
| Symfonia KSeF Plus | 0 – 10 900 zł / rok | 60 – 100 000 operacji | ok. 0,06–0,50 zł | operacja = wysłanie lub pobranie |
| InsERT (InsPunkty) | 50 – 1 100 zł za pakiet | 100 – 10 000 operacji | ok. 0,11–0,50 zł | 1 punkt = 1 operacja |
Na pierwszy rzut oka to niewielkie kwoty. Ale przy kilku lub kilkunastu tysiącach faktur rocznie koszty zaczynają wyglądać inaczej.
Ile to kosztuje w skali roku?
Dla firmy obsługującej kilka tysięcy faktur rocznie koszty mogą wyglądać tak:
- Comarch Optima: ok. 900 – 4 200 zł rocznie
- Symfonia: ok. 190 – 1 900 zł rocznie
- RAKS: kilkaset do kilku tysięcy zł rocznie (plus koszt modułu)
- InsERT: zależnie od liczby operacji – od kilkuset zł wzwyż
Czyli w praktyce firmy płacą za wysłanie i pobranie faktur z systemu, który sam w sobie jest darmowy.
Czy da się korzystać z KSeF taniej?
Tak. Coraz więcej firm korzysta z dedykowanych narzędzi do obsługi KSeF zamiast płacić za dodatkowe moduły ERP. Jednym z takich rozwiązań jest ewidencjafaktur.pl.
Platforma umożliwia:
- ✅ wysyłanie faktur do KSeF
- ✅ pobieranie faktur z KSeF
- ✅ automatyczną synchronizację z KSeF
- ✅ opis i akceptację dokumentów
- ✅ aplikację mobilną
- ✅ integrację z bankami
- ✅ weryfikację Białej Listy VAT
Najważniejsze: może działać obok Twojego obecnego ERP. Nie trzeba zmieniać systemu księgowego.
Wniosek
KSeF jest darmowy. Ale sposób, w jaki korzystasz z KSeF w swoim oprogramowaniu, może kosztować Twoją firmę setki lub tysiące złotych rocznie.
Dlatego przed wyborem rozwiązania warto sprawdzić:
- ile kosztuje obsługa jednej faktury,
- czy potrzebujesz dodatkowych pakietów lub punktów,
- czy istnieje tańsza alternatywa.
W wielu przypadkach dedykowane narzędzie do KSeF, takie jak ewidencjafaktur.pl, pozwala znacząco obniżyć koszty i uprościć pracę z fakturami.
