„Ustrukturyzowanej prośby o korektę" w realiach KSeF — czyli jak w nowym systemie wygląda żądanie poprawienia błędnej faktury i dlaczego nie będzie już można „załatwić tego notą na boku".
KSeF i koniec not korygujących
Wraz z upowszechnieniem Krajowego Systemu e-Faktur zmienia się filozofia korygowania dokumentów sprzedaży. Zamiast luźnych not korygujących, które nabywca mógł samodzielnie wystawić, system wymusza pełną, ustrukturyzowaną korektę przygotowaną przez sprzedawcę.
Najważniejsze zmiany:
- Brak możliwości korygowania faktur ustrukturyzowanych notą korygującą wystawianą przez nabywcę
- Konieczność wystawienia formalnej faktury korygującej w strukturze KSeF nawet przy drobnych błędach
Czym jest „ustrukturyzowana prośba o korektę"
To w praktyce proces zgłoszenia błędu w fakturze ustrukturyzowanej, aby sprzedawca mógł wystawić poprawną fakturę korygującą zgodną z wymogami KSeF. Sam system nie daje nabywcy funkcji jednostronnego poprawiania dokumentu.
W praktyce:
- Nabywca opisuje błąd (zakres, przyczynę, oczekiwany efekt)
- Sprzedawca wystawia fakturę korygującą powiązaną z fakturą pierwotną poprzez numer KSeF
Jakie dane musi zawierać faktura korygująca w KSeF
Każda korekta musi zawierać numer identyfikacyjny dokumentu źródłowego w systemie. Typowe obowiązkowe elementy:
- Dane faktury korygowanej (numer KSeF, numer własny, data wystawienia)
- Przyczyna korekty oraz prawidłowa treść korygowanych pozycji
Korekty „in plus" i „in minus" w KSeF
W KSeF nadal funkcjonuje podział korekt na zwiększające i zmniejszające podstawę opodatkowania, ale zasady rozliczenia są powiązane z momentem wystawienia i otrzymania faktury korygującej w systemie.
- Korekta „in minus" dla sprzedawcy — ujmowana w okresie, w którym wystawił korektę
- Nabywca rozlicza korektę w okresie, w którym faktura korygująca otrzyma numer KSeF
Co zmienia ustrukturyzowana prośba o korektę dla firm
Proces obsługi reklamacji i korekt przestaje być luźną wymianą maili i papierów, a staje się jasno zdefiniowaną procedurą powiązaną z konkretnym rekordem w KSeF.
Firmy powinny w szczególności:
- Wdrożyć wewnętrzne procedury zgłaszania błędów na fakturach
- Przygotować systemy finansowo-księgowe do automatycznego pobierania danych z KSeF i generowania korekt
