Korekta w realiach KSeF

„Ustrukturyzowanej prośby o korektę” w realiach KSeF – czyli, jak w nowym systemie wygląda żądanie poprawienia błędnej faktury i dlaczego nie będzie już można „załatwić tego notą na boku”.

KSeF i koniec not korygujących

Wraz z upowszechnieniem Krajowego Systemu e-Faktur zmienia się filozofia korygowania dokumentów sprzedaży. Zamiast luźnych not korygujących, które nabywca mógł samodzielnie wystawić, system wymusza pełną, ustrukturyzowaną korektę przygotowaną przez sprzedawcę.

Najważniejsze zmiany to:

• Brak możliwości korygowania faktur ustrukturyzowanych notą korygującą wystawianą przez nabywcę
• Konieczność wystawienia formalnej faktury korygującej w strukturze KSeF nawet przy drobnych błędach, np. w adresie

Czym jest „ustrukturyzowana prośba o korektę”

„Ustrukturyzowana prośba o korektę” to w praktyce proces zgłoszenia błędu w fakturze ustrukturyzowanej w taki sposób, aby sprzedawca mógł wystawić poprawną fakturę korygującą zgodną z wymogami KSeF. Sam system nie daje nabywcy funkcji jednostronnego poprawiania dokumentu – może on jedynie zainicjować żądanie korekty, a dokument naprawczy musi mieć formę ustrukturyzowanej faktury korygującej.

W praktyce oznacza to:

• Nabywca opisuje błąd (zakres, przyczynę, oczekiwany efekt)
• Sprzedawca na tej podstawie wystawia fakturę korygującą powiązaną z fakturą pierwotną poprzez numer KSeF

Jakie dane musi zawierać faktura korygująca w KSeF

Faktura korygująca w KSeF ma określoną strukturę logiczną, a jednym z jej kluczowych elementów jest odniesienie do faktury pierwotnej. Każda korekta musi zawierać numer identyfikacyjny dokumentu źródłowego w systemie, co zapewnia jednoznaczne powiązanie obu faktur.

Typowe obowiązkowe elementy korekty to m.in.:

• Dane faktury korygowanej (w tym numer KSeF, numer własny, data wystawienia faktury pierwotnej)
• Przyczyna korekty oraz prawidłowa treść korygowanych pozycji, bez konieczności powtarzania pierwotnych błędnych danych

Rodzaje korekt „in plus” i „in minus” w KSeF

W KSeF nadal funkcjonuje podział korekt na te, które zwiększają podstawę opodatkowania i VAT („in plus”), oraz te, które ją zmniejszają („in minus”), ale zasady rozliczenia są powiązane z momentem wystawienia i otrzymania faktury korygującej w systemie. Kluczowe staje się to, w jakim okresie rozliczeniowym dokument korygujący zostanie przesłany i zarejestrowany w KSeF.

W praktyce:

• Korekta „in minus” dla sprzedawcy jest ujmowana co do zasady w okresie, w którym wystawił on ustrukturyzowaną fakturę korygującą
• Nabywca rozlicza korektę w okresie, w którym faktura korygująca otrzyma numer KSeF, czyli zostanie skutecznie wprowadzona do systemu

Co zmienia ustrukturyzowana prośba o korektę dla firm

Nowe zasady powodują, że proces obsługi reklamacji i korekt przestaje być luźną wymianą maili i papierów, a staje się jasno zdefiniowaną procedurą powiązaną z konkretnym rekordem w KSeF. Dobrze zaprojektowany obieg takiej „ustrukturyzowanej prośby o korektę” pozwala ograniczyć błędy, ujednolicić komunikację z klientami i przyspieszyć księgowanie korekt.

Firmy powinny w szczególności:

• Wdrożyć wewnętrzne procedury zgłaszania błędów na fakturach (formularze, workflow, integracje z KSeF)
• Przygotować systemy finansowo–księgowe do automatycznego pobierania danych z KSeF i generowania korekt zgodnie z aktualną strukturą logiczną