Weryfikacja faktur kosztowych

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur faktycznie porządkuje techniczną stronę obiegu dokumentów – ujednolica format, centralizuje dane i otwiera drogę do szerokiej automatyzacji. Jednak nawet przy takiej rewolucji cyfrowej nie zmienia się jedno: odpowiedzialność za merytoryczną poprawność faktury oraz jej wpływ na podatki nadal spoczywa na przedsiębiorcy i księgowym.​.

KSeF a treść faktury

KSeF kontroluje tylko to, czy faktura jest zgodna ze strukturą logiczną – czy pola są wypełnione poprawnie technicznie, a nie czy opisuje rzeczywiste, prawidłowe zdarzenie gospodarcze. Oznacza to, że zarówno wystawca, jak i nabywca dalej muszą samodzielnie ocenić, czy transakcja faktycznie miała miejsce, czy wydatek może być kosztem podatkowym i czy dokument nie zawiera merytorycznych błędów.​

Obowiązki klientów biur rachunkowych

Nawet jeśli dokumenty trafiają do księgowego „same” przez KSeF, przedsiębiorca nie jest zwolniony z obowiązku ich weryfikacji. Trzeba nadal sprawdzać, czy faktura odpowiada realnie wykonanej usłudze lub dostarczonemu towarowi, czy jej treść zgadza się ze stanem faktycznym i czy nie rodzi oczywistych wątpliwości podatkowych.​

Nowa technologia, stare ryzyka

Dla biur rachunkowych KSeF oznacza przejście na całkowicie zdigitalizowany obieg dokumentów, ale katalog ryzyk podatkowych pozostaje ten sam. Księgowi nadal muszą właściwie klasyfikować operacje, wyłapywać nieścisłości i oceniać, czy dany wydatek można bezpiecznie ująć w ewidencji – tylko teraz większy nacisk przechodzi z „zdobycia” faktury na dogłębną analizę jej treści.​

Więcej danych dla fiskusa

Dzięki KSeF administracja skarbowa otrzyma natychmiastowy, bardzo szczegółowy podgląd w strukturę wydatków podatników – zakres, skalę i częstotliwość zakupów. Dane trafią od razu do narzędzi analitycznych, co oznacza mniejszą tolerancję na wątpliwe koszty i większą presję na solidne, biznesowe uzasadnienie każdego wydatku już na etapie księgowania.​

Kluczowa rola współpracy

Nawet jeśli to biuro rachunkowe obsługuje KSeF w imieniu przedsiębiorcy, bez aktywnego udziału klienta proces będzie narażony na błędy. Szczególnie ważne będzie szybkie reagowanie na prośby księgowego o wyjaśnienia, dostarczanie uzasadnień dla nietypowych wydatków oraz bieżąca weryfikacja faktur pobieranych z systemu.​

Ostatecznie KSeF usprawnia obieg i technikalia, ale nie zastąpi profesjonalnego osądu księgowego ani odpowiedzialności biznesowej przedsiębiorcy – czujność po obu stronach pozostaje fundamentem bezpieczeństwa podatkowego.