KSeF jest bezpłatny, ale systemy ERP biorą za niego pieniądze. Poznaj alternatywę

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to bezpłatna usługa Ministerstwa Finansów. Każdy może wysyłać i odbierać faktury z KSeF bez płacenia ani złotówki.

Jednak wiele systemów ERP pobiera opłaty za integrację z KSeF – funkcję, którą Ministerstwo udostępnia całkowicie za darmo. Zamiast przejmować tę funkcję w standardzie, dostawcy oprogramowania postanowili monetyzować bezpłatną usługę publiczną.

Rozwiązanie: ewidencjafaktur.pl – aplikacja, która oferuje pobieranie i wysyłanie faktur z KSeF całkowicie bez opłat, z bogatym zestawem funkcji i wsparciem, to doskonałe uzupełnienie  systemu ERP.

Ten artykuł ujawnia, jak systemy ERP zarabiają na KSeF i dlaczego warto rozważyć alternatywę – nawet jeśli już masz ERP.

KSeF – co jest naprawdę bezpłatne?

Ministerstwo Finansów udostępnia Krajowy System e-Faktur bez żadnych opłat. Bezpłatnie możesz:

• Wysyłać faktury sprzedażowe do KSeF – 0 zł
• Odbierać faktury kosztowe z KSeF – 0 zł
• Korzystać z Aplikacji Podatnika KSeF – oficjalnego narzędzia Ministerstwa – 0 zł
• Integrować się z KSeF API – interfejs programowania jest bezpłatny

To jest kluczowy fakt: sam KSeF jest bezpłatny dla wszystkich. Rząd nie pobiera żadnych opłat za dostęp do systemu.

ERP pobierają opłaty za KSeF

Zamiast wbudować obsługę KSeF w standardzie, systemy ERP postanowiły to monetyzować. Oto jak to wygląda:

Comarch ERP Optima

Comarch rozlicza pobieranie i wysyłanie faktur z KSeF poprzez miesięczne pakiety, zależnie od liczby dokumentów:

• Model Cloud:
  • 15 zł/mies. – dla 20 dokumentów/mies. = 180 zł/rok
  • 75 zł/mies. – dla 200 dokumentów/mies. = 900 zł/rok
  • 630 zł/mies. – dla 60 000+ faktur rocznie = 7560 zł/rok
• Model On-Premise:
  • 158 zł/rok – do 200 dokumentów/rok

W praktyce oznacza to:

• Mała firma (200 dok./mies.) = 75 zł/mies. = 900 zł/rok za funkcję, którą Ministerstwo oferuje za darmo
• Większa firma (2000 dok./mies.) = 630 zł/mies. = 7560 zł/rok

Pozytywny aspekt: Comarch oferuje bezpłatny dostęp do lipca 2026 (dla istniejących klientów) lub grudnia 2026 (dla nowych). Po tym okresie koszty się uaktualnią.

INSERT/Subiekt GT – system InsPunktów

Insert rozlicza każdą operację KSeF poprzez InsPunkty – wewnętrzną walutę:

• 1 InsPunkt za wysłanie faktury do KSeF
• 1 InsPunkt za pobranie faktury z KSeF
• 1000 InsPunktów ≈ 300 zł

Symfonia – pakiety operacji

Symfonia pobiera opłaty za pakiety operacji KSeF:

• 59 zł za 120 operacji (do 120 wykonanych operacji rocznie)
• 150 zł za 350 operacji (do 350 operacji)
• 250 zł za 700 operacji (do 700 operacji)
• 10 900 zł za 100 000 operacji (dla dużych przedsiębiorstw)
• Dostęp do API KSeF: dodatkowo od 2340 zł rocznie

Raks – pakiety dokumentów

Raks pobiera opłaty za pakiety dokumentów do wymiany z KSeF:

• 200 dokumentów – 90 zł (dla 1000 dok./rok: 450 zł/rok, 5 pakietów)
• 500 dokumentów – 200 zł (dla 1000 dok./rok: 400 zł/rok, 2 pakiety)
• 1 000 dokumentów – 300 zł (dla 1000 dok./rok: 300 zł/rok)
• 2 500 dokumentów – 625 zł (dla 1000 dok./rok: 625 zł/rok)
• 5 000 dokumentów – 1 275 zł (dla 1000 dok./rok: 1 275 zł/rok)

Ważne: Pakiety są bezterminowe, ale Raks dodatkowo wymaga:

• 1190 zł jednorazowo za moduł rozbudowy programu
• Dostępu do Integratora KSeF

Jaki jest rzeczywisty koszt obsługi KSeF w systemach ERP?

Pomimo że KSeF jest całkowicie bezpłatny, firmy płacą setki lub tysiące złotych rocznie tylko za dostęp do niego przez swoje ERP.

Przykład: Biuro rachunkowe obsługujące 30 klientów x 50 dok./mies.

System ERP – koszt/rok (opisowo):

• ewidencjafaktur.pl: 0 zł – bez opłat, pełny komfort
• Comarch: ~7560 zł
• Insert/Subiekt: ~5400 zł
• Raks: ~5400 zł (+1190 zł setup )
• Symfonia: ~8840 zł

Dla biura oznacza duży dodatkowy koszt za funkcję, którą można mieć za darmo.

Dlaczego to jest problem?

Najczęściej sprowadza się to do czterech kwestii:

• Monetyzacja funkcjonalności publicznej – ERP pobierają opłatę za dostęp do usługi, którą państwo udostępnia bezpłatnie.
• Brak przejrzystości cenowej – koszty są ukryte w pakietach, punktach i subskrypcjach.
• Blokada konkurencji – przywiązanie do ERP utrudnia zmianę, nawet gdy opłaty są nieadekwatne.
• Brak wartości dodanej – często płacisz tylko za samą integrację z publicznym API.

Rozwiązanie: ewidencjafaktur.pl

Istnieje aplikacja, która zmienia ten model biznesowy: ewidencjafaktur.pl.

ewidencjafaktur.pl to webowa platforma do zarządzania fakturami z KSeF, która oferuje bezpłatnie (bez limitów):

• ✅ Pobieranie faktur z KSeF – bez limitów
• ✅ Wysyłanie faktur do KSeF – bez limitów
• ✅ Opis i akceptacja dokumentów – w kilka kliknięć
• ✅ Aplikacja mobilna – dostęp z telefonu
• ✅ Automatyczna synchronizacja z KSeF
• ✅ Pełna kontrola nad procesem
• ✅ Tarcza Anty-Fraud
• ✅ Logi audytowe
• ✅ Integracja z bankami
• ✅ Dane kontrahenta pobierane z GUS
• ✅ Obsługa korekt
• ✅ Komentarze

Dlaczego warto wybrać ewidencjafaktur.pl?

Najważniejsze korzyści:

• Nieporównywalnie niższe koszty – oszczędzasz od setek do dziesiątek tysięcy zł rocznie.
• Bez limitów – pobierasz i wysyłasz tyle faktur, ile potrzebujesz, bez pakietów i liczników.
• Interfejs zamiast konfiguracji – prosta obsługa bez wdrożeń i szkoleń.
• Aplikacja mobilna – praca z dokumentami w dowolnym miejscu.
• Automatyczne pobieranie z KSeF – dokumenty trafiają do Ciebie bez ręcznego szukania.
• Może działać obok ERP – nie musisz porzucać obecnego systemu.
• Dedykowana obsługa KSeF – koncentracja na jednej funkcji, zrobionej porządnie.

Scenariusze zastosowania

W praktyce wygląda to tak:

• Mikrofirma – samozatrudniony, freelancer: oszczędność ok. 300 zł/rok + wygoda mobilna.
• Mała firma (10–50 pracowników): oszczędność 900–7560 zł/rok + automatyzacja bez szkoleń.
• Biuro rachunkowe (30–100 firm): oszczędność 9000–100 000 zł/rok + brak kosztów „za klienta”.
• Duże przedsiębiorstwo: oszczędność 50 000–200 000 zł/rok + możliwość utrzymania ERP.

Rzeczywisty koszt niepłacenia za KSeF

Gdy korzystasz z ewidencjafaktur.pl zamiast płatnych modułów w ERP, różnica sprowadza się do prostego porównania:

• Pobieranie faktur KSeF: ERP 0–630 zł/mies. vs ewidencjafaktur.pl 0 zł
• Wysyłanie faktur KSeF: ERP zwykle „w pakiecie” vs ewidencjafaktur.pl 0 zł
• Opisywanie dokumentów: ERP „wbudowane” vs ewidencjafaktur.pl 0 zł
• Dostęp na telefonie: ERP czasem płatny vs ewidencjafaktur.pl 0 zł
• Limity: ERP zwykle limitowane vs ewidencjafaktur.pl ✅ bez limitów
• Całkowity koszt/rok: ERP 900–100 000 zł vs ewidencjafaktur.pl 0 zł

Wnioski

KSeF jest bezpłatny – ale ERP chcą za niego pieniądze. Najczęściej w formie pakietów, punktów lub abonamentów:

• Comarch: 900–7560 zł/rok
• Insert: 300–18 000 zł/rok (zwłaszcza dla biur rachunkowych)
• Raks: 300–6000 zł/rok
• Symfonia: 59–10 900 zł/rok

Alternatywa: ewidencjafaktur.pl – 0 zł.

• Bez ukrytych opłat
• Bez limitów
• Bez pakietów

Rekomendacja

Niezależnie od tego, czy masz już system ERP, warto rozważyć ewidencjafaktur.pl jako dedykowane narzędzie do obsługi KSeF. To oddelegowanie komunikacji z KSeF specjalistom, którzy zrobią to bez pobierania opłat.

Wiedza o tych różnicach może zaoszczędzić Twojej firmie tysiące złotych rocznie i zwolnić fundusze na rzeczy, które naprawdę przynoszą wartość.