KSeF – Terminy Wdrożenia i Harmonogram Obowiązków
Krajowy System e-Faktur (KSeF) będzie wdrażany w Polsce etapowo, a nie wszyscy przedsiębiorcy muszą dostosować się w tym samym czasie. Poniżej znajduje się szczegółowy harmonogram, kto kiedy i co musi zrobić.
Trzy Etapy Wdrażania Obowiązkowego KSeF
Ustawa podpisana przez Prezydenta Andrzeja Dudę 27 sierpnia 2025 r. potwierdza ostateczne terminy wejścia KSeF w życie. Wprowadzenie obowiązku podzielone zostało na trzy etapy:
Etap 1: 1 lutego 2026 r. – Duże firmy
Obowiązek wystawiania faktur wyłącznie w systemie KSeF będzie dotyczyć dużych podatników, których wartość sprzedaży brutto (razem z VAT) w roku 2024 przekroczyła 200 milionów złotych.
Ta grupa obejmuje przede wszystkim dużych importerów, detalistów i producentów, którzy stanowią kluczową część ekosystemu biznesowego. Dla tych firm nie ma przesunięcia – data 1 lutego 2026 r. jest ostateczna.
Etap 2: 1 kwietnia 2026 r. – Pozostałe przedsiębiorstwa
Od tego terminu obowiązek rozszerzony zostanie na wszystkie pozostałe przedsiębiorstwa, w tym:
- Mikrofirmy i jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG)
- Małe przedsiębiorstwa
- Średnie przedsiębiorstwa
- Podatników zwolnionych z VAT
Dla większości polskich firm to właśnie ten termin będzie kluczowy, gdyż obejmuje zdecydowaną większość sektora MSP.
Etap 3: 1 stycznia 2027 r. – Mikrofirmy „wykluczone cyfrowo”
Ostatni etap dotyczy najmniejszych przedsiębiorców charakteryzujących się ograniczonym dostępem do technologii lub infrastruktury cyfrowej. Będą to firmy spełniające następujące warunki:
Miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tysięcy złotych
- Pojedyncze faktury nie przekraczają 450 złotych
- Dla tej grupy termin przesunięto ze względu na rzeczywiste trudności w adaptacji cyfrowej.
Kto Jest Zwolniony lub Wyłączony z Obowiązku?
Nie wszyscy przedsiębiorcy będą zobowiązani do korzystania z KSeF. Wyłączenia obejmują:
- Podatnicy bez siedziby w Polsce – jeśli nie posiadają siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce
- Transakcje B2C (sprzedaż dla konsumentów nieprowadzących działalności) – wystawianie faktur dla osób fizycznych pozostaje dobrowolne
- Procedury szczególne – niektóre specjalne procedury VAT mogą być wyłączone z obowiązku
W przypadku podatników bez siedziby w Polsce obowiązek KSeF stanie się obowiązkowy od 1 października 2026 r.
Okres Przejściowy – Ułatwienia na Koniec 2026 r.
Ministerstwo Finansów przewidziało rozwiązania przejściowe, które złagodzą pierwszy rok wdrożenia:
- Kasy rejestrujące – możliwość wystawiania faktur przy użyciu kas rejestrujących aż do końca 2026 r.
- Odroczenie kar – opóźnienie wprowadzenia sankcji za błędy we wdrożeniu KSeF do końca 2026 r.
- Numery KSeF w przelewach – odroczenie obowiązku zamieszczania numerów KSeF w tytułach przelewów również do końca 2026 r.
Te ułatwienia dają przedsiębiorcom dodatkowy czas na dostosowanie procesów i oprogramowania.
Co Muszą Robić Przedsiębiorcy – Plan Działań
Aby przygotować się do wdrożenia KSeF, przedsiębiorcy powinni podjąć następujące kroki:
- Zidentyfikować swoją grupę – Ustalić, w którym etapie będą zobowiązani do wdrożenia
- Ocenić oprogramowanie – Sprawdzić, czy system księgowy jest kompatybilny z KSeF lub wybrać nowe rozwiązanie
- Uzyskać podpis elektroniczny – Przygotować kwalifikowany podpis elektroniczny lub pieczęć
- Przeszkolić pracowników – Zapoznać zespół z nowymi procedurami wystawiania i odbierania faktur
- Zaplanować migrację – Przygotować harmonogram przejścia na faktury ustrukturyzowane
Podsumowanie – Harmonogram na Szybki Przegląd
| Data | Kto Jest Zobowiązany | Co Musi Zrobić |
|---|---|---|
| 1 lutego 2026 r. | Duże firmy (sprzedaż > 200 mln zł brutto w 2024 r.) | Przejście na wystawianie faktur wyłącznie przez KSeF |
| 1 kwietnia 2026 r. | Mikro, małe, średnie firmy i podatnicy zwolnieni z VAT | Przejście na wystawianie faktur wyłącznie przez KSeF |
| 31 grudnia 2026 r. | Wszystkie firmy | Koniec okresu przejściowego (kasy rejestrujące, odroczenie kar) |
| 1 stycznia 2027 r. | Mikrofirmy „wykluczone cyfrowo” (sprzedaż ≤ 10 tys. zł/mies.) | Przejście na wystawianie faktur wyłącznie przez KSeF |
Terminarz jest już zatwierdzony i ostateczny. Przedsiębiorcy powinni rozpocząć przygotowania niezwłocznie, aby uniknąć problemów w pierwszych miesiącach obowiązywania nowych przepisów.
