KSeF 2.0 w praktyce: ZAW-FA przez Internet, MCU i system nadawania uprawnień

KSeF, moduł MCU i zgłoszenie ZAW‑FA tworzą dziś spójny, ale wieloetapowy model nadawania i obsługi uprawnień do e‑fakturowania w Polsce. Zrozumienie ich ról jest kluczowe, jeśli chcesz bezproblemowo korzystać z KSeF 2.0 – zarówno jako firma, jak i jako biuro rachunkowe.

Czym jest KSeF 2.0

Krajowy System e‑Faktur to centralna platforma do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, która od 2026 r. stopniowo obejmie wszystkich wystawiających faktury w Polsce. KSeF opiera się na mechanizmach uwierzytelniania i uprawnień – samo posiadanie NIP‑u nie wystarczy, aby faktycznie wystawić fakturę w systemie.

W KSeF istnieją tzw. uprawnienia właścicielskie przypisane automatycznie do podatnika, ale w praktyce większość firm musi formalnie wskazać osoby, które będą obsługiwały system (pracownicy, księgowi, biuro rachunkowe).​

ZAW‑FA – po co i kiedy?

ZAW‑FA to urzędowy formularz „Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e‑Faktur”, składany do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Służy do tego, aby papierowo zgłosić osoby fizyczne uprawnione do korzystania z KSeF, albo zgłosić dane kwalifikowanego podpisu niezawierającego NIP/PESEL.​

W ZAW‑FA wskazuje się m.in. rodzaj podmiotu (osoba fizyczna, podmiot niebędący osobą fizyczną, organ egzekucyjny), dane podatnika, dane osoby uprawnionej oraz – w razie potrzeby – hash SHA‑256 kwalifikowanego podpisu. Dokument można złożyć tradycyjnie w urzędzie lub elektronicznie jako załącznik do „Pisma ogólnego” wysyłanego przez ePUAP lub e‑Urząd Skarbowy.​​

Jak elektronicznie złożyć ZAW‑FA

Aby złożyć ZAW‑FA elektronicznie, postępuje się zgodnie ze schematem pokazanym w materiałach MF i dostawców oprogramowania finansowo‑księgowego.​Należy pobrać aktualny wzór ZAW‑FA w PDF, wypełnić go komputerowo i podpisać kwalifikowanym podpisem, podpisem zaufanym lub innym akceptowanym środkiem.​​

Następnie trzeba zalogować się do ePUAP lub e‑Urzędu Skarbowego, wybrać usługę „Wyślij/Złóż pismo ogólne do urzędu” oraz ustawę właściwy urząd skarbowy.​

W piśmie jako rodzaj pisma wybiera się „Inne pismo”, w temacie wpisuje się np. „ZAW‑FA”, a podpisany formularz dołącza jako załącznik i wysyła, potwierdzając operację wybranym środkiem uwierzytelnienia.​

Po wysłaniu system generuje Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (UPP), które stanowi dowód skutecznego złożenia zawiadomienia.​

 

MCU – Moduł Certyfikatów i Uprawnień

MCU (Moduł Certyfikatów i Uprawnień) to nowy, centralny komponent KSeF 2.0, który od 1 listopada 2025 r. przejął rolę głównego narzędzia do nadawania uprawnień i obsługi certyfikatów KSeF. Od tej daty wszelkie nowe uprawnienia nadaje się już wyłącznie w MCU, a od lutego 2026 r. moduł będzie konieczny, aby w ogóle korzystać z systemu KSeF.​

W MCU zarządza się zarówno uprawnieniami właścicielskimi, jak i tymi wynikającymi z zawiadomień ZAW‑FA dla osób wskazanych przez podatnika. Moduł służy też do składania wniosków o certyfikat KSeF, jego pobierania oraz dalszego delegowania uprawnień (np. dla pracowników, biura rachunkowego, podmiotów samofakturowania).​

Relacja: ZAW‑FA a MCU w KSeF

ZAW‑FA i MCU nie zastępują się nawzajem – to kolejne poziomy tej samej architektury uprawnień. W wielu przypadkach najpierw trzeba zgłosić osobę ZAW‑FA do urzędu skarbowego, aby następnie mogła ona zarządzać uprawnieniami i certyfikatami w MCU.​

ZAW‑FA pozostaje kluczowe szczególnie dla spółek i podmiotów niebędących osobami fizycznymi, które nie mają kwalifikowanej pieczęci zawierającej NIP – to przez ZAW‑FA zarząd wskazuje osoby uprawnione do działania w KSeF. Po uruchomieniu MCU, dotychczasowe uprawnienia z KSeF 1.0 wymagają często ponownego nadania w MCU, tak aby od 1 lutego 2026 r. użytkownicy mieli aktualne, certyfikatowe uprawnienia do wystawiania i odbierania faktur